Hướng dẫn dùng AI để phân tích dữ liệu Excel

AI Copilot của Microsoft đã được triển khai trên bộ ứng dụng chính của hãng, bao gồm nền tảng bảng tính Excel. Giờ đây, mọi người có thể dùng Excel với trợ lý AI riêng để phân tích dữ liệu và giúp làm được nhiều việc hơn với bảng tính của mình.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng AI Copilot của Microsoft để phân tích dữ liệu Excel giúp các công việc với bảng tính trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Những điều cơ bản khi làm việc với Copilot trong Excel

Nếu định sử dụng Copilot làm công cụ AI để phân tích dữ liệu Excel, trước tiên người dùng cần tìm hiểu các quy tắc và chức năng cốt lõi của công cụ này. Ví dụ, công cụ này hoạt động tốt nhất với dữ liệu trong bảng. May mắn thay, mọi người không phải tự tạo bảng – Copilot có thể làm điều đó:

Bước 1: Khởi chạy Excel và mở sổ làm việc muốn sử dụng Copilot.

Bước 2: Tìm và nhấn vào nút Copilot trên tab Home ở đầu trang.

Bước 3: Người dùng có thể tô sáng dữ liệu của mình và nhấn Ctrl + T để chuyển đổi thành bảng hoặc chỉ cần yêu cầu Copilot thực hiện việc đó thông qua menu bên Copilot.

Sau khi có dữ liệu trong bảng, mọi người có thể sử dụng các nút và gợi ý có trong menu Copilot để làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, Copilot có thể làm nổi bật các phần chính của dữ liệu, thêm công thức mới, sắp xếp hoặc lọc dữ liệu,... Người dùng cũng có thể tự do nhập các yêu cầu cụ thể của riêng mình, nếu chúng chưa xuất hiện trong các gợi ý.

Sử dụng Copilot AI để phân tích Excel

Một trong những tính năng ấn tượng nhất của Copilot với tư cách là công cụ miễn phí AI cho bảng tính Excel là khả năng đọc và hiểu dữ liệu, phát hiện các xu hướng mà con người có thể không nhận thấy hoặc tiết kiệm thời gian cho các tác vụ phân tích phức tạp.

Để tận dụng tối đa các tính năng này, hãy nhấp vào nút Analyze trong tab Copilot. Nếu không, chỉ cần nhấp vào nút Show data insights. Thao tác này sẽ kích hoạt Copilot tạo một số hình ảnh để thể hiện dữ liệu, chẳng hạn như biểu đồ và đồ thị.

Truy vấn cụ thể hơn

Với Show data insights, người dùng có thể nhận được biểu đồ và bảng ngay lập tức. Nếu cần những hình ảnh cụ thể hơn, tất cả những gì cần làm là trò chuyện với Copilot và hỏi những gì mình muốn. Chỉ cần nhập lệnh, chẳng hạn như tạo bảng trục hiển thị lợi nhuận/tổn thất cho Q2-Q4 và nó sẽ thực hiện.

Câu hỏi "What If?"

Copilot thậm chí có khả năng đào sâu vào trí tưởng tượng, trả lời các truy vấn "What If?" và tạo ra các tình huống giả định. Giả sử, có một bảng ngân sách được trình bày đầy đủ cho doanh nghiệp nhỏ của mình, với các cột lợi nhuận, tổn thất, chi tiêu, doanh số,...

Ví dụ, gười dùng có thể yêu cầu Copilot tưởng tượng lợi nhuận có thể tăng trưởng như thế nào trong năm tới nếu giảm một nửa chi tiêu ở một số lĩnh vực nhất định và tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 10%.