School Management System 1.0 Hệ thống quản lý trường học chuyên nghiệp

Tải về
3 (1) Techior Dùng thử 232 Dung lượng: 289,7 MB Ngày: Yêu cầu: Windows XP/Vista/7/8

School Management System là phần mềm hữu ích để giúp người sử dụng quản lý sinh viên, giáo viên, lớp học, học phí, bộ môn, điểm số,… đồng thời in các bản báo cáo dễ dàng. Đây thực sự là ứng dụng cần thiết cho tất cả các trường học bởi nó có thể đáp ứng được nhu cầu của họ. Được thiết kế với giao diện đơn giản và trực quan, ngay cả người không hiểu biết về công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng School Management System trong công việc quản lý hàng ngày của mình.

School Management System đảm bảo đơn giản hóa quá trình quản lý của các trường học, học viện và viện đào tạo đồng thời giúp họ tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

School Management System

Tính năng:

  • Thiết lập cấu hình trường học/học viện.
  • Quản lý người sử dụng.
  • Quản lý vị trí.
  • Thiết lập cấu hình SMS và email.
  • Sao lưu và khôi phục dữ liệu.
  • Công cụ nhắc nhở sao lưu.
  • Nhập dữ liệu từ Excel.
  • Lưu trữ thông tin sinh viên.
  • Theo sát quá trình nhập học
  • Đăng ký sinh viên.
  • Thẻ thông tin.
  • Đóng học phí.
  • Tính toán khoản trả góp tự động.
  • Chiết khấu và hoàn tiền.
  • Thiết lập bảng lương.
  • Thiết lập trả lương nhân viên.
  • Cài đặt cấu hình lớp học.
  • Lưu trữ hồ sơ nhân viên (người dạy).
  • Thông tin bộ môn.
  • Quản lý sự có mặt của nhân viên.
  • Lưu trữ hồ sơ về điểm số thi.
  • Lưu trữ bảng theo dõi chi phí.
  • Lưu trữ bảng theo dõi hạng mục sử dụng cho sinh viên.

Nhiều dạng báo cáo để xem dữ liệu khi cần thiết:

  • Tền thanh toán đã nhận.
  • Nợ chưa trả.
  • Báo cáo sự có mặt.
  • Báo cáo hoạt động sinh viên.
  • Báo cáo CBSE-CCE.
  • Báo cáo theo dõi.
  • Báo cáo chi phí.
  • Báo cáo hạng mục đã ban hành.
  • Nhật ký SMS.
  • Báo cáo tài liệu.
  • Báo cáo thư viện.

Hướng dẫn sử dụng School Management System:

Trang chủ (Search Student)

Đây là trang khởi đầu hoặc trang chính của ứng dụng School Management System (SMS). Bạn có thể truy cập tất cả các module ở đây.

School Management System

Trên form Search (tìm kiếm), có một nút để in. Tìm kiếm sinh viên và click lên “Label”. Ứng dụng sẽ in nhãn dành cho địa chỉ của sinh viên đã tìm. Có thể in nhiều nhãn nếu có nhiều sinh viên.

Cài đặt Module (chỉ có thể được truy cập bởi Admin user)

Thông tin trường học:

Đường dẫn: Configure -> School Info

Ở đây bạn có thể cài đặt thông tin chi tiết của trường học/học viên như tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và logo. Thông tin này được sử dụng làm “header” trên các bản báo cáo hiển thị bởi hệ thống.

Bạn phải đăng nhập dưới quyền admin user để thiết lập và thay đổi thông tin này.

School Management System

Thiết lập:

Đường dẫn: Configure > Settings

Bạn có thể cấu hình các thiết lập sau. Bạn phải đăng nhập dưới quyền admin user để thiết lập và thay đổi thông tin này.

School Management System

Tổng quan:

Click “Configure” -> “Settings” -> “General”

Các thiết lập tổng quan bao gồm năm tài chính mà hệ thống này được sử dụng và thuế suất áp dụng cho các thanh toán. Tỷ giá thuế suất đã cấu hình ở đây được sử dụng để tính toán tổng số tiền thanh toán học phí.

Nếu các hộp dành cho Student Birthday, Staff Birthday, Enquiry follow-up, Due Payment được đánh dấu, thì người sử dụng hiện tại sẽ có thể xem bộ nhắc nhở hiện lên khi đăng nhập vào.

Lưu ý: Hãy tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi xóa bất cứ lớp/bộ môn nào.

Công cụ nhắc nhở sao lưu: Người sử dụng có thể thiết lập số ngày mà công cụ nhắc nhở sẽ thông báo để thực hiện sao lưu. Đánh dấu vào hộp “Remind me about backup” và nhập số ngày bạn muốn hệ thống đưa ra lời nhắc nhở. Khi ứng dụng được khởi động, một hộp thoại sẽ hiện lên nhắc bạn sao lưu dữ liệu – việc này giúp bạn tránh bị mất mát dữ liệu trong trường hợp sụp hệ thống, lỗi ổ đĩa hoặc virus tấn công.

Thiết lập định dạng ngày tháng: Ở đây Admin user có thể xác định định dạng ngày tháng để sử dụng trong phần mềm. Cho dù admin thiết lập định dạng nào thì toàn bộ các entry trong hệ thống sẽ được nhập vào theo định dạng đó.

Cài đặt SMS:

Click “Configure” -> “Settings” -> “SMS”

Bạn có thể lựa chọn để gửi SMS thông qua một trong 2 phương thức sau:

Dịch vụ SMS hàng loạt: Lựa chọn tùy chọn “Server String”. Ở đây bạn có thể cấu hình chi tiết SMS server cùng với ID và mật khẩu người sử dụng mà sẽ được sử dụng để gửi SMS về lịch nhắc nhở học phí, điểm số thi, sự có mặt và thông báo tới nhóm sinh viên được lựa chọn.

School Management System

Sử dụng GSM: Lưu ý download và cài đặt PC Suite Software cho điện thoại của bạn trên máy tính để bàn/laptop. Bây giờ hãy kết nối điện thoại với máy tính thông qua dây cáp USB dành cho điện thoại của bạn.

Lưu ý: Để tìm COM PortBaud Rate, click chuột phải lên “My Computer” và lựa chọn “Manage”. Lựa chọn “Device Manager”. Trong danh sách thiết bị, click đúp lên “Modems” để mở danh sách các modem đã được cài đặt. Tiếp đến click chuột phải lên modem điện thoại (chẳng hạn như Nokia/Samsung) và click vào “Properties”. Hãy ghi lại Com PortBaud Rate được đề cập trong cửa sổ “Properties”.

Bây giờ lựa chọn tùy chọn GSM từ tab Configuration > Settings. Ở đây bạn cần xác định Com Port và Baud Rate mà điện thoại sẽ được kết nối tới máy tính.

School Management System

Cấu hình eMail:

Click “Configure” -> “Settings” -> “eMail”

Ở đây bạn có thể cấu hình chi tiết eMail server cùng với ID và mật khẩu người sử dụng mà sẽ được dùng để gửi email về lịch nhắc nhở học phí, điểm số thi, sự có mặt và thông báo tới nhóm sinh viên được lựa chọn.

Các khoản phí khác:

Click “Configure” -> “Settings” -> “Other Fees”

Ở đây bạn có thể cài đặt khoản phí bổ sung bất kỳ (ngoài học phí khóa học) mà sinh viên cần phải nộp. Các khoản phí đó bao gồm phí nhập học, phí đỗ xe, phí thi cử, phí thí nghiệm,…

Các hạng mục sẽ cấp phát:

Click “Configure” -> “Settings” -> “Items to Issue”

Ở đây bạn có thể tạo danh sách các hạng mục có thể cấp phát tới sinh viên. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được những mục đã được cấp phát tới sinh viên đăng ký cùng với ngày tháng cấp.

Các loại chi phí

Click “Configure” > “Settings” > “Expense Types”

Ở đây bạn có thể tạo danh sách gồm nhiều danh mục chi phí khác nhau. Những loại chi phí này sẽ được sử dụng để theo dõi các khoản phí phát sinh trong trường học. Danh mục thanh toán được xác định ở đây, trong khi giao dịch thanh toán thực đang tiến hành sẽ được theo dõi trong Expenses bên dưới các công cụ.

School Management System

Dấu vân tay:

Click “Configure” > “Settings” > “Finger Print”

Bạn có thể kết nối thiết bị dấu vân tay tới mạng LAN hoặc PC của mình thông qua kết nối USB. Sự có mặt của sinh viên trong các bộ môn khác nhau có thể được theo dõi bằng thiết bị dấu văn tay này. Thiết lập cấu hình địa chỉ IP, cổng và mật khẩu của thiết bị tại đây. Trong khi kiểm tra số người có mặt trong bộ môn tại form Student -> Attendance, hãy lựa chọn dạng kết nối và thiết bị, click vào nút “From Device” để nhập số người có mặt trực tiếp từ thiết bị đó.

School Management System

Thiết lập bảng lương:

Click “Configure” -> “Settings” -> “Payroll Setup”

Ở đây bạn có thể xác định các slab dành cho thuế suất (Professional Tax) hay bảng lương nhân viên.

Ngoài ra, bạn còn có thể xác định P.F Rate, E.S.I.C Rate và khoản giảm trừ bất kỳ nào khác ở đây. Tất cả sẽ được xem xét khi thực hiện thanh toán cho nhân viên (Staff Payment).

Để thêm slab “Professional Tax”, hãy xác định “Start Amount”, “End Amount” và “PT/Month” rồi click “Add”.

School Management System

Dạng tài liệu:

Click “Configure” -> “Settings” -> “Document Type”

Ở đây bạn có thể xác định nhiều dạng tài liệu khác nhau được thu thập từ sinh viên, chẳng hạn như chứng chỉ, bảng điểm,…

Để thêm dạng tài liệu, hãy nhập tên và sau đó click Save.

Những tài liệu đã đăng ký bởi sinh viên có thể được scan và lưu trữ trong hệ thống. Hãy tham khảo tab Document bên dưới Student -> Admission.

Bài kiểm tra:

Click “Configure” -> “Settings” -> “Exam”

Ở đây bạn có thể xác định nhiều bài kiểm tra khác nhau sẽ được thực hiện.

Nhà ở:

Click “Configure” -> “Settings” -> “House”

Ở đây bạn có thể xác định nhiều nhà ở khác nhau trong trường. Các sinh viên có thể được phân bổ tới một trong số những nhà ở đó.

Sao lưu và khôi phục

Đường dẫn: Configure -> Backups

Tab này được dùng để tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu. Click “Browse” để lựa chọn thư mục mà bạn muốn tạo bản sao lưu và sau đó click “Go” để thực hiện. Bạn phải đăng nhập dưới quyền admin user để thực hiện sao lưu.

Lưu ý: Bạn nên thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu thường xuyên. Bạn có thể thiết lập phần mềm School Management System để nhắc nhở sao lưu sau một vài ngày nhất định (Configure –> Settings –> tab General). Chẳng hạn, nếu thiết lập số ngày là 1, bạn sẽ nhận được nhắc nhở hàng ngày. Còn nếu thiết lập số ngày là 2, bạn sẽ nhận được nhắc nhở 2 ngày 1 lần,…

School Management System

Nếu quá trình sao lưu thành công, tin nhắn thông báo sẽ hiện lên: “Backup completed successfully”.

Tùy chọn “Restore” được dùng để khôi phục cơ sở dữ liệu đã sao lưu trước đó. Click “Browse” để lựa chọn địa điểm mà bạn muốn khôi phục cơ sở dữ liệu đó và sau đó click “Go” để tiến hành. Bạn phải đăng nhập dưới quyền admin user để thực hiện quá trình khôi phục này.

Bạn nên chắc chắn khi định khôi phục cơ sở dữ liệu đã sao lưu trước đó bởi nó có thể làm mất dữ liệu trong ứng dụng. Lúc này, bạn sẽ thấy tin nhắn thông báo hiện lên để lựa chọn Yes hay No: “Restoring may cause the loss of current data. Do you still want to process?

Khi tiến trình khôi phục hoàn tất, tin nhắn sẽ hiện lên để xác nhận: “Data restored successfully.”

User

Quản lý user:

Đường dẫn: Configure -> Users ->User management

Ở đây có thể thực hiện công việc quản lý user (User management) cho phần mềm School Management System. Bạn được phép thêm các user mới, và phân quyền admin cho họ nếu muốn. Bạn có thể gán nhiều quyền hạn khác nhau cho user tùy theo vị trí của họ.

Nếu cần phải thay đổi mật khẩu của user đã có, hãy lựa chọn user đó từ bảng và đánh dấu vào hộp “Change Password”. Nhập mật khẩu mới và click nút Update. Ngoài ra, bạn còn được phép thay đổi username nếu muốn.

Gán quyền hạn:

Đường dẫn: Configure -> Users -> Assign permissions.

Ở đây user có thể được chỉ định các quyền hạn khác nhau liên quan đến vị trí của họ đồng thời được phép nhận thông báo nhắc nhở (Student Birthday, Staff Birthday, Enquiry Follow up, Payment Due) khi đăng nhập.

Admin user có thể quyết định quyền hạn nào (View, Add, Edit, Delete, Reports) của một module nhất định nên gán cho user. Chẳng hạn, với vị trí kế toán, có thể trao toàn bộ các quyền hạn liên quan đến thanh toán.

Ngoài ra, admin user còn có thể thiết lập các quyền hạn liên quan đến bộ nhắc nhở đối với user bất kỳ. Ví dụ: với vị trí kế toán, có thể thiết lập nhắc nhở “Due Payment”. Khi kế toán viên đăng nhập, họ sẽ nhận được thông báo nhắc nhở về những khoản thanh toán quá hạn. Họ sẽ không nhận được thông báo nhắc nhở nào khác.

Lưu ý: Khi các quyền hạn liên quan đến bộ nhắc nhở được gán cho user thì quyền hạn module tương ứng cũng phải được gán cho họ. (Nếu kế toán viên được gán bộ nhắc nhở “Payment Due”, admin phải gán quyền hạn module sinh viên đăng ký cho kế toán viên đó).

Công cụ (Utilities)

Nhập

Đường dẫn: Utilities > Import

Tính năng Import được sử dụng để nhập dữ liệu sinh viên nhập học trước từ bảng tính excel vào trong cơ sở dữ liệu phần mềm. Đây là công cụ rất hữu ích đối với những user lần đầu tiên sử dụng phần mềm – dữ liệu sinh viên có trong excel có thể được nhập trực tiếp vào chương trình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức nhập entry dữ liệu.

School Management System

Dữ liệu sinh viên đó nên có định dạng nhất định trong excel. Trước khi nhập dữ liệu, user cần thiết lập ngày tháng hệ thống về định dạng dd/mm/yyyy. Để thiết lập định dạng ngày tháng, lựa chọn Control Panel -> Regional and Language Options. Trong tab “Regional Options”, click nút “Customize”. Sau đó lựa chọn tab “Date”, và nhập dd/mm/yyyy trong định dạng Short date. Click “Apply” để lưu định dạng đó.

Click nút “Download” để lựa chọn đường dẫn để download định dạng tập tin nhập.

Khi định dạng ngày tháng hệ thống đã được thiết lập, click nút “Browse” để lựa chọn bảng excel chứa dữ liệu sẽ nhập. Chắn chắn rằng bảng excel đó có định dạng xác định. Click “Import” để nhập dữ liệu từ bảng excel vào cơ sở dữ liệu của chương trình.

Đặng Hương

3 Mời bạn đánh giá!
  • Phát hành:
  • Version: 1.0
  • Sử dụng: Dùng thử
  • Dung lượng: 289,7 MB
  • Lượt xem: 312
  • Lượt tải: 232
  • Ngày:
  • Yêu cầu: Windows XP/Vista/7/8
Liên kết tải về

Có thể bạn quan tâm