Hướng dẫn những cách điểm danh trong Zoom

Zoom là một ứng dụng tổ chức cuộc họp, buổi học trực tuyến với nhiều tiện ích. Zoom đã trở thành công cụ quan trọng, đặc biệt nếu đối với các giáo viên, học sinh hoặc người tổ chức hội thảo. Ngay cả khi làm việc và học tập trực tuyến thì việc có mặt đúng giờ vẫn rất quan trọng. Người chủ trì cần biết ai đã tham dự đầy đủ, hoặc giáo viên cần kiểm soát xem có học sinh nào rời khỏi trong lúc đang học.

Chính vì điều này mà Zoom đã cung cấp một giải pháp là điểm danh. Báo cáo của Zoom cho phép người chủ trì xem thời gian chính xác ai đó tham gia cuộc họp cũng như thời gian họ rời đi, dù cho phòng học có bao nhiêu người tham gia. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách điểm danh trong Zoom.

Cách điểm danh trong Zoom với tài khoản Premium

Cách nhanh nhất và chính xác nhất để điểm danh là sử dụng báo cáo Zoom. Chúng sẽ được tạo trong khoảng 30 phút sau khi cuộc họp kết thúc. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia, thời gian có thể lâu hơn, thậm chí lên đến một giờ. Sau khi báo cáo được tạo, tất cả những gì mọi người cần làm là xuất dữ liệu và công việc kiểm soát người ra vào đã hoàn tất. Làm theo các bước sau để xuất báo cáo trong Zoom:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom.

Bước 2: Chọn Report và sau đó nhấp vào Usage.

Bước 3: Nếu cuộc họp được tổ chức gần đây, mọi người sẽ thấy báo cáo ngay lập tức. Người dùng có thể nhận ra các báo cáo theo chủ đề, ID cuộc họp hoặc thời gian bắt đầu. Nếu cần xem bảng điểm danh của một cuộc họp trước đây, hãy điều chỉnh Date Range để hiển thị các báo cáo trong khoảng thời gian muốn tìm kiếm.

Bước 4: Khi đã tìm thấy cuộc họp đó, hãy nhấp vào phần Participants. Bây giờ mọi người sẽ thấy Meeting Report và Review the Report.

Bước 5: Sau đó, chọn Export with meeting data.

Bước 6: Nhấp vào Export as Excel để xác nhận và dữ liệu sẽ được xuất dưới dạng tệp Excel.

Bước 7: Tải xuống và lưu tệp vào máy tính.

Khi mở tệp, mọi người sẽ có thể thấy tên của người dùng và thời gian tham gia, rời đi ở bên cạnh. Báo cáo này cũng cho thấy thời gian mỗi người đã trực tuyến trong cuộc họp ở phần Duration. Tính năng này giúp người chủ trì không cần phải tính toán theo cách thủ công, vì Zoom sẽ làm điều đó.

Cách điểm danh trong phiên bản miễn phí của Zoom

Nếu đang sử dụng phiên bản Zoom miễn phí, thì báo cáo điểm danh có thể không có sẵn. Mặc dù đây là cách điểm danh thuận tiện nhất nhưng không có nghĩa là cách duy nhất. Các giáo viên đã đưa ra một phương pháp đơn giản và nhanh chóng để điểm danh ngay cả khi dùng phiên bản Zoom miễn phí.

Bước 1: Đầu tiên, khi cuộc họp bắt đầu, hãy bật tiếng của những người tham gia.

Bước 2: Yêu cầu những người tham gia viết Present trong hộp trò chuyện.

Bước 3: Khi họ hoàn thành, hãy mở cuộc trò chuyện và nhấp vào dấu ba chấm.

Bước 4: Chọn Save chat.

Bước 5: Đi tới Documents và tìm tệp này.

Bước 6: Mở tập tin.

Bước 7: Sao chép dữ liệu.

Bước 8: Dán nó vào Excel hoặc Google Sheets.

Cách này khá dễ thực hiện nhưng có một vấn đề là những người tham gia có thể nhập cùng một lúc, tên của họ sẽ được xếp theo thứ tự ngẫu nhiên, dựa trên người gửi tin nhắn trước. Để khắc phục điều này, làm theo các bước sau để sắp xếp tên theo bảng chữ cái.

Cách sắp xếp tên theo bảng chữ cái

Bước 1: Chọn cột chứa họ tên người tham gia.

Bước 2: Nhấp vào Data.

Bước 3: Chọn Sort from A to Z.

Điều quan trọng nhất là hãy nhớ yêu cầu mọi người bình luận trong cuộc trò chuyện, vì đó là cách duy nhất để lấy dữ liệu của họ. Một số giáo viên làm điều này ngay khi họ bắt đầu bài học, nhưng cũng có người làm điều đó ngẫu nhiên trong giờ học để kiểm tra xem ai đang thực sự lắng nghe và chú ý.

Điểm danh không cần báo cáo trong Zoom

Nếu cuộc họp không yêu cầu đăng ký, mọi người có thể không nhận được báo cáo, ngay cả khi đã có tài khoản Premium. Trong trường hợp này vẫn có một cách dễ dàng để điểm danh ngay cả khi không có báo cáo.

Đầu tiên, khởi động cuộc thăm dò và yêu cầu tất cả những người tham gia phải trả lời. Sau cuộc họp, chỉ cần xuất phiếu thăm dò và xem ai đã có mặt. Sau đây sẽ là hướng dẫn cách tạo một cuộc thăm dò và sử dụng nó để thu thập dữ liệu.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom.

Bước 2: Chọn cuộc họp đã lên lịch và chọn Polling.

Bước 3: Nhấn vào Add.

Bước 4: Tạo một cuộc thăm dò mới bằng cách thêm tiêu đề, câu hỏi và câu trả lời.

Bước 5: Nhấp vào Save.

Bước 6: Sau đó khi vào cuộc họp, bắt đầu cuộc thăm dò ý kiến​ bằng cách chọn Polls.

Bước 7: Nhấp vào Launch Poll.

Bước 8: Kết thúc cuộc thăm dò bằng cách End Poll.

Kết quả của cuộc thăm dò trong thời gian thực sẽ xuất hiện vì vậy người chủ trì có thể theo dõi ai có hay không có mặt. Người dùng cũng có thể tải xuống cuộc thăm dò sau khi kết thúc cuộc họp và xuất dữ liệu sang Excel.