Cách dễ nhất để nhập dữ liệu từ file Google Sheets khác

Việc nhập dữ liệu từ Google Sheets - Google Trang tính này sang Google Sheets khác có thể rất nhàm chán nếu thực hiện thủ công. Rất may, hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cung cấp một cách hiệu quả cho bạn nhập dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác. Sau đây là cách dùng hàm  IMPORTRANGE trong Google Sheets.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn kéo dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác vào bảng tính hiện tại. Nó tạo ra một liên kết động bằng cách tham chiếu đến URL của tệp nguồn và một phạm vi dữ liệu cụ thể. Cú pháp cho hàm IMPORTRANGE như sau:

=IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)

• Spreadsheet_url trong lệnh trên là URL của tệp Google Trang tính mà bạn muốn nhập dữ liệu. Bạn cần đặt nó trong dấu ngoặc kép.
• Range_string xác định trang tính cụ thể và phạm vi ô mà bạn muốn lấy dữ liệu. Định dạng phải là "SheetName!Range", trong đó SheetName là tên trang tính trong tệp nguồn và Range chỉ định phạm vi ô mà bạn muốn nhập.

Sau khi thiết lập, mọi thay đổi trong bảng tính gốc sẽ tự động phản ánh trong bảng tính đích, giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu cập nhật dữ liệu trên các tệp khác nhau theo cách thủ công.

Cách nhập dữ liệu từ file Google Sheets khác

Hàm IMPORTRANGE hữu ích khi làm việc trên nhiều bảng tính hoặc cộng tác với người khác. Với hàm này, bạn có thể giữ dữ liệu phức tạp hoặc nhạy cảm trong một trang tính riêng biệt trong khi chỉ nhập thông tin cần thiết vào một tài liệu được chia sẻ.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets khá đơn giản. Sau đây là những gì bạn cần làm:

1. Mở file Google Sheets mà bạn muốn nhập dữ liệu.
2. Nhấp chuột phải vào URL của tệp trong thanh địa chỉ và chọn Copy.
3. Ghi lại tên của trang tính và phạm vi dữ liệu bạn muốn nhập.
4. Mở tệp Google Sheets mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện.
5. Chọn ô mà bạn muốn dữ liệu được nhập bắt đầu.
6. Nhập công thức IMPORTRANGE, bao gồm URL của tệp nguồn, tên trang tính và phạm vi dữ liệu bạn muốn nhập.
7. Nhấn Enter.

Ví dụ: nếu bạn nhập dữ liệu từ trang tính có tên là Loan data và phạm vi là J3:J13, bạn sẽ nhập công thức này:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xyz12", "'Loan Data'!J3:J13")

Khi tham chiếu dữ liệu file Google Sheet lần đầu tiên, bạn sẽ thấy lỗi #REF!. Chỉ cần nhấp vào lỗi và chọn tùy chọn Allow Access để cấp quyền truy cập vào tệp nguồn.

Sau khi hoàn tất các bước trên, dữ liệu đã nhập của bạn sẽ xuất hiện ngay lập tức. Lưu ý rằng nếu bạn đã nhập một lượng lớn dữ liệu, bạn có thể phải đợi vài giây. Nếu bạn thấy #ERROR! sau khi nhập công thức, có thể có sự cố cú pháp, vì vậy hãy kiểm tra và sửa lỗi.

Hạn chế của hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets hữu ích khi nhập dữ liệu giữa các tệp khác nhau, nhưng hàm này có một số hạn chế cần lưu ý. Trước tiên, bạn cần có kết nối internet để hàm nhập dữ liệu và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật. Tần suất làm mới dữ liệu có thể thay đổi, tùy thuộc vào kích thước của dữ liệu đã nhập và tính ổn định của kết nối mạng.

Ngoài ra, định dạng từ trang tính gốc không được chuyển sang, nghĩa là bạn sẽ phải định dạng dữ liệu trong trang tính đích theo cách thủ công. Vì hàm này kéo theo dữ liệu linh động nên việc xử lý các tập dữ liệu lớn từ nhiều nguồn có thể làm chậm hoạt động bảng tính của bạn và gây ra lỗi.

Cuối cùng, nếu trang tính của tệp nguồn được đổi tên hoặc các ô được tham chiếu bị di chuyển, bạn phải cập nhật công thức IMPORTRANGE cho phù hợp.

Mặc dù có những hạn chế, hàm IMPORTRANGE vẫn là lựa chọn tốt nhất để tải dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác, nhờ vào tính dễ sử dụng của hàm này.