Cách dùng Microsoft Copilot trong Word

Copilot sẽ giúp bạn xử lý văn bản nhanh chóng và dễ dàng hơn. Dưới đây là hướng dẫn cách dùng Copilot trong Microsoft Word.

Microsoft là tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới, nổi tiếng với hệ điều hành Windows và bộ ứng dụng văn phòng Microsoft 365. Copilot là trợ lý trí tuệ nhân tạo (AI) do Microsoft phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện công việc nhanh chóng, thông minh và hiệu quả hơn. Khi tích hợp vào Microsoft Word, Copilot trở thành công cụ hữu ích cho việc soạn thảo, chỉnh sửa và xử lý văn bản.

Copilot trong Word có thể hỗ trợ viết nội dung từ những yêu cầu ngắn, xây dựng dàn ý, tóm tắt tài liệu dài và viết lại câu văn theo phong cách chuyên nghiệp. Công cụ còn giúp kiểm tra ngữ pháp, cải thiện cách diễn đạt, điều chỉnh giọng văn và biến những ý tưởng ban đầu thành bản thảo hoàn chỉnh. Nhờ đó, người dùng tiết kiệm thời gian, giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao chất lượng tài liệu.

Đối với học sinh, giáo viên, nhân viên văn phòng và doanh nghiệp, Copilot giúp đơn giản hóa nhiều nhiệm vụ thường ngày. Tuy nhiên, người dùng vẫn nên kiểm tra thông tin, độ chính xác và nội dung do AI tạo ra trước khi sử dụng.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Copilot trong Word để tăng năng suất, tạo bản thảo và tóm tắt, hoặc thậm chí là cung cấp cảm hứng viết lách.

Cách dùng Microsoft Copilot trong Word

Bước 1: Tải xuống và cài đặt Copilot từ Microsoft Store hoặc trang web, giá cả khác nhau tùy theo khu vực và có bản dùng thử miễn phí.

Bước 2: Mở Microsoft Word và mọi người sẽ thấy lời nhắc giải thích cách bắt đầu sử dụng Copilot.

Bước 3: Nhấn đồng thời Alt và I để mở hộp bản thảo Copilot, sau đó cung cấp câu lệnh hoặc đặt câu hỏi để giúp tạo bản thảo đầu tiên. Câu lệnh càng cụ thể thì bản thảo Copilot cung cấp sẽ càng gần với chủ đề.

Bước 4: Xem lại bản thảo của bạn và chọn Keep it để giữ lại hoặc Regenerate (các mũi tên tròn) để tạo lại bản thảo khác, hoặc xóa bản thảo bằng biểu tượng thùng rác. Người dùng có thể tạo lại văn bản nhiều lần tùy ý.

Cách dùng Copilot trong Microsoft Word để chỉnh sửa và viết lại

Các văn bản do AI tạo ra có thể “sai một cách hữu ích", nên người dùng sẽ tự mình chỉnh sửa văn bản lại cho phù hợp. Mọi người có thể thực hiện thủ công hoặc nhờ Copilot thực hiện một số công việc nặng nhọc. Hãy nhớ luôn tự mình kiểm tra mọi sự kiện, số liệu hoặc số liệu thống kê vì Copilot không kiểm tra độ chính xác.

Bước 1: Đánh dấu phần văn bản muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Nhấp vào logo Copilot nhỏ ở bên trái văn bản.

Bước 3: Nhấp vào Make changes và nhập lời nhắc hoặc hướng dẫn chỉnh sửa mới.

Bước 4: Xem lại văn bản mới được tô sáng màu xanh nhạt và chọn giữ nguyên hay không.

Bước 5: Mọi người cũng có thể chuyển đổi thông tin thành bảng bằng cùng một nút Copilot và nhấn Visualize as a table.

Trò chuyện với Copilot trong Microsoft Word

Đôi khi, việc có ai đó trao đổi ý tưởng qua lại cũng rất hữu ích. Khi tự mình làm việc, Copilot có thể lấp đầy khoảng trống đó. Tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Copilot trong Word để trò chuyện và tìm cảm hứng bên dưới.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải của thanh công cụ để mở hộp trò chuyện. Lưu ý: Nếu bạn sử dụng ngăn trò chuyện trước đó, hãy nhấp vào Change topic để bắt đầu cuộc trò chuyện mới.

Bước 2: Nhập bất kỳ câu hỏi nào về tài liệu vào ngăn trò chuyện và nhấn Enter.

Bước 3: Nếu xảy ra lỗi phản hồi, hãy thử một câu hỏi khác vì Copilot không phải lúc nào cũng cung cấp được thông tin được yêu cầu. Và nếu Copilot bị treo trong hơn 3-5 phút, hãy thử khởi động lại ứng dụng Microsoft Word.

Cách dùng Copilot để tìm tham chiếu tài liệu trong Word

Việc tìm kiếm tài liệu tham khảo hoặc những đoạn văn bản cụ thể trong tài liệu Word trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn nhờ Copilot. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng để sử dụng được tính năng này, người dùng cần có phiên bản Microsoft 365 của Word - bản có tích hợp sẵn Copilot. Các phiên bản Word cũ hơn sẽ không hỗ trợ Copilot.

Bước 1: Mở tài liệu Word mà mọi người muốn tìm các phần tham chiếu hoặc nội dung cụ thể.

Bước 2: Nhấn vào nút Copilot để mở cửa sổ trò chuyện Copilot. Người dùng có thể tìm thấy nút này trong thanh công cụ ribbon, nằm ở thẻ Home, góc bên phải.

Bước 3: Nhấp vào ô nhập văn bản để bắt đầu trò chuyện với Copilot và nhập yêu cầu của mình.

Khi muốn tìm tham chiếu, mọi người có thể dùng các câu lệnh như: “Show me all references to…” (Hiển thị tất cả các tham chiếu đến…), “Show me all parts of this text that talk about…” (Cho tôi xem tất cả các phần nói về…).

Bước 4: Nhấn biểu tượng gửi để gửi yêu cầu và đợi vài giây trong khi Copilot xử lý. Ngay sau đó, Copilot sẽ quét toàn bộ tài liệu và hiển thị danh sách đầy đủ các tham chiếu mà nó tìm được.

Bước 5: Xem qua danh sách kết quả mà Copilot hiển thị. Sau đó, nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh References ở cuối tin nhắn của Copilot để mở danh sách được đánh số chi tiết hơn.

Bước 6: Nhấn vào bất kỳ tham chiếu nào trong danh sách để chuyển thẳng đến đoạn văn bản tương ứng trong tài liệu.

Người dùng cũng có thể nhấp vào các con số nhỏ bên cạnh mỗi mục tham chiếu trong phần phản hồi của Copilot để đi trực tiếp đến từng đoạn văn bản đó.