Cách dùng Microsoft Copilot trong Outlook

Copilot, AI chính thức của Microsoft, hiện là một tính năng không thể thiếu trong tất cả các ứng dụng Microsoft 365 chính, bao gồm cả Outlook. Mọi người có thể sử dụng nó để tiết kiệm thời gian khi viết email, soạn thảo trả lời hoặc quản lý hộp thư đến của mình. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Copilot trong Outlook và để AI hỗ trợ mình quản lý hộp thư điện tử một cách khoa học và thuận tiện hơn.

Cách dùng Copilot để soạn email trong Outlook

Copilot có thể viết toàn bộ email hoặc ít nhất là cung cấp cho bản nháp để tiết kiệm thời gian soạn email cho người dùng.

Bước 1: Truy cập Home và chọn New Mail để bắt đầu một tin nhắn mới.

Bước 2: Nhấp vào nút Copilot trên thanh công cụ, sau đó chọn Draft with Copilot.

Bước 3: Nhập lệnh để cho Copilot biết loại email mình muốn viết. Ví dụ như: cho những người trong danh sách liên hệ biết rằng mình sẽ không có mặt tại văn phòng cho đến thứ Sáu.

Bước 4: (Tùy chọn) Sử dụng nút Generate Options để định cấu hình kiểu tin nhắn của mình.

Bước 5: Nhấn Generate và đợi một lát trong khi Copilot soạn thảo email.

Bước 6: Người dùng có thể xem lại rồi yêu cầu Copilot thử lại bằng cách nhấp vào Regenerate hoặc chọn Keep nếu hài lòng với bản thảo đầu tiên.

Cách tóm tắt cuộc trò chuyện trong Outlook bằng Copilot

Copilot cũng có thể tóm tắt các luồng email dài, cung cấp cho người dùng ý chính của những gì đang được nói mà không cần phải đọc từng tin nhắn.

Bước 1: Chọn luồng email muốn tóm tắt.

Bước 2: Sau đó, nhấp vào Summary by Copilot (nút này cũng có thể xuất hiện dưới dạng nút có nhãn Summarize). Sau đó, tóm tắt sẽ hiển thị ở đầu luồng.

Cách dùng Copilot để viết mail tốt hơn

Copilot cũng có tính năng Coaching hữu ích có thể giúp người dùng cải thiện luồng tin nhắn và về cơ bản là hướng dẫn viết mail theo cách rõ ràng hơn.

Bước 1: Viết email như bình thường, sau đó nhấn nút Copilot và Coaching with Copilot.

Bước 2: Copilot sẽ quét tin nhắn và gợi ý cách cải thiện, đề xuất điều chỉnh cú pháp, cấu trúc và ngữ pháp để có thể tạo ra một email cuối cùng tốt hơn.

Bước 3: Người dùng có thể nhấp vào Apply all suggestions để triển khai ngay lập tức tất cả các thay đổi của Copilot hoặc có thể xem xét từng cái một để chọn thủ công.