Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

  • 1 Đánh giá

Microsoft Access là một chương trình tạo cơ sở dữ liệu cho phép mọi người dễ dàng duy trì và chỉnh sửa. Nó phù hợp với mọi thứ, từ các dự án nhỏ đến các doanh nghiệp lớn và là một chương trình rất trực quan. Điều này làm cho Microsoft Access tuyệt vời để thực hiện nhập dữ liệu, vì người dùng không cần phải làm việc với các bảng và bảng tính. Nếu gặp khó khăn trong việc sử dụng, hãy xem hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access dưới đây.

Tạo database mới

Bước 1: Nhấp vào tab File và chọn New

Database là thứ sẽ chứa tất cả dữ liệu ở các dạng khác nhau. Người dùng có thể chọn tạo database trống, database web trống hoặc chọn từ nhiều template khác nhau.

Database trống là cơ sở dữ liệu Access tiêu chuẩn và tốt cho việc sử dụng cục bộ. Tạo một database trống cũng sẽ tạo một bảng.

Database web được thiết kế để tương thích với các công cụ xuất bản web của Access. Tạo một cơ sở dữ liệu trống cũng sẽ tạo một bảng.

Template là database được xây dựng trước được thiết kế cho nhiều mục đích sử dụng. Chọn một mẫu nếu không muốn mất nhiều thời gian để ghép cấu trúc database lại với nhau.

Bước 2: Đặt tên cho database

Sau khi đã chọn một loại cơ sở dữ liệu, hãy đặt tên phản ánh mục đích của nó. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích nếu mọi người sắp làm việc với một số database khác nhau. Nhập tên tệp database vào hộp File Name. Chọn Create để tạo database mới.

Thêm data vào database

Bước 1: Xác định cấu trúc tốt nhất cho data của mình

Nếu đang tạo một database trống, mọi người sẽ cần nghĩ về cách tốt nhất để tổ chức data và thêm cấu trúc thích hợp. Có một số cách để định dạng và tương tác với dữ liệu của mình trong Access:

Table (Bảng): Đây là cách chính để dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Bảng có thể được so sánh với bảng tính trong Excel với dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột. Do đó, nhập dữ liệu từ Excel và các chương trình bảng tính khác là một quá trình tương đối đơn giản.

Form (Biểu mẫu): Biểu mẫu là cách dữ liệu được thêm vào cơ sở dữ liệu. Mặc dù có thể nhập data vào database trực tiếp vào các bảng, nhưng việc sử dụng biểu mẫu cho phép nhập dữ liệu nhanh hơn và trực quan hơn.

Report (Báo cáo): Các báo cáo này tóm tắt và hiển thị data trong database. Báo cáo dùng để phân tích dữ liệu và trả lại câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận đã tạo ra là bao nhiêu hoặc vị trí của khách hàng. Chúng thường được thiết kế để in ra.

Query (Truy vấn): Đây là cách truy xuất và lọc dữ liệu. Người dùng có thể sử dụng truy vấn để hiển thị các mục nhập cụ thể từ nhiều bảng hoặc tạo và cập nhật dữ liệu.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên

Nếu đang bắt đầu một database trống, Access sẽ tự động bắt đầu với một bảng trống. Mọi người có thể bắt đầu nhập dữ liệu của mình vào bảng này, bằng tay hoặc bằng cách sao chép và dán từ một nguồn khác.

Mỗi phần dữ liệu phải được cung cấp cột (trường) riêng, trong khi mỗi bản ghi phải là một hàng riêng biệt.

Ví dụ: mỗi hàng sẽ là một khách hàng trong khi mỗi trường sẽ là một phần thông tin khác nhau về khách hàng đó (tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại,...).

Mọi người có thể đổi tên nhãn cột để dễ dàng phân biệt trường nào là gì bằng cách bấm đúp vào tiêu đề cột.

Bước 3: Nhập data từ một nguồn khác

Nếu muốn nhập từ một tệp hoặc vị trí được hỗ trợ, người dùng có thể đặt Access để lấy thông tin và thêm thông tin đó vào database của mình. Điều này rất hữu ích để lấy dữ liệu khỏi máy chủ web hoặc một số tài nguyên được chia sẻ khác.

  • Nhấp vào tab External Data.
  • Chọn loại tệp mà mình đang nhập. Trong phần Import and Link, mọi người sẽ thấy một số tùy chọn cho các loại dữ liệu. Mọi người có thể nhấp vào nút More để xem thêm tùy chọn. ODBC là viết tắt của Open Database Connectivity, và bao gồm các database như SQL.
  • Điều hướng đến vị trí của dữ liệu. Nếu nó nằm trên một máy chủ, hãy cung cấp địa chỉ máy chủ.
  • Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Specify how and where you want to store the data in the current database. Chọn OK và làm theo các bước để nhập dữ liệu.

Bước 4: Thêm bảng khác

Mọi người sẽ muốn giữ các bản ghi khác nhau trong các database khác nhau. Điều này sẽ giúp giữ cho database hoạt động trơn tru.

Ví dụ: người dùng có thể có một bảng thông tin khách hàng và một bảng khác cho thông tin đặt hàng. Sau đó, có thể liên kết thông tin khách hàng vào bảng thông tin đơn hàng.

Trong phần Create của tab Home, hãy nhấp vào nút bảng. Một bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu để nhập thông tin giống như cách đã làm cho bảng đầu tiên.

Cập nhật: 21/12/2021
  • 124 lượt xem
Xem thêm: Microsoft Access