Studiometry 11.1.2 Quản lý công việc kinh doanh hiệu quả

Studiometry là một phần mềm tiện lợi mang đến cho người dùng một cái nhìn tổng quát có tổ chức về các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp mình đang quản lý.

Chương trình mạnh mẽ này có thể giúp bạn giám sát các dự án kinh doanh từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Khi đó, Studiometry sẽ hoạt động như một công cụ quản lý kinh doanh. Ví dụ, ứng dụng này có thể giúp người dùng quản lý thông tin liên lạc, đánh giá công việc, theo dõi công việc hoặc in hóa đơn cho khách hàng.

Bên cạnh đó, Studiometry cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về những hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp của mình. Cụ thể, chương trình này có thể theo dõi tất cả cơ sở dữ liệu thông tin của một công ty: danh sách khách hàng, các dự án kinh doanh, các khoản nợ, hóa đơn, báo cáo, danh sách công nhân viên, danh sách việc cần làm, các khoản thanh toán và nhiều khoản khác.

Một số tính năng chính của Studiometry:

Tính năng theo dõi chung:

• Theo dõi danh sách khách hàng.
• Quản lý danh sách nhà cung cấp.
• Giám sát dự án kinh doanh.
• Theo dõi lịch trình hoạt động.
• Theo dõi các khoản nợ, khoản tín dụng và những đầu mục công việc khác.
• Theo dõi hóa đơn.
• Theo dõi báo cáo.
• Theo dõi các khoản thanh toán thu vào.
• Quản lý công nhân viên.
• Ghi lại thông tin liên lạc trong đó mỗi tiêu đề này có thể chia vào nhiều loại sử dụng bộ lọc tùy chỉnh khác nhau.
• Quản lý thông tin kế toán bao gồm chi phí kinh doanh và chi phí định kỳ.

Quản lý dự án:

• Quản lý các thông tin dự án như: tên, ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và nhiều thông tin khác.
• Theo dõi loại và tình trạng dự án (dựa trên các danh sách tùy chỉnh).
• Tính năng Live/Non Live cho phép người dùng lưu trữ dự án ngay trong chương trình.
• Đánh dấu dự án theo mã màu dựa theo các tiêu chí như loại và tình trạng dự án hoặc theo một màu sắc tùy chỉnh.
• Hỗ trợ số lượng trường thông tin dự án không giới hạn. Mỗi trường thông tin này được xem như một thông số của dự án.
• Bộ thông số dự án cho phép bạn thêm nhiều thông số cùng lúc vào dự án một cách dễ dàng.
• Theo dõi các tệp tin liên quan đến dự án trên máy tính người dùng.
• Các hoạt động tệp tin dự án (Project File Actions) tự động kích hoạt và dừng bộ đếm giờ (bộ tính thời gian làm việc - Timer) khi mở và đóng tệp tin dự án.
• Truy cập, tải, đăng và đánh dấu những tệp tin trên Server Studiometry.
• Hỗ trợ bộ đếm giờ mặc định và bộ đếm giờ làm tròn cho từng dự án.
• Thêm ảnh cho từng dự án.
• Thiết lập thông tin thuế và các hoạt động thuế cho từng dự án.
• Hỗ trợ các tùy chọn dự án Pro-Bono.
• Hỗ trợ các tùy chọn công khai/riêng tư trong đó cho phép giao nhiệm vụ hoặc chặn một nhân viên trong một dự án.
• Cho phép thêm ghi chú và thông tin nhật ký dự án.
• Thêm đơn bị tiền tệ mặc định trong dự án.
• Theo dõi những tiêu đề công việc trong dự án như các khoản nợ và khoản tín dụng.
• Tạo hóa đơn cho từng tiêu đề công việc đang được quản lý.
• Hỗ trợ template dự án dựa trên danh sách việc cần làm và bộ thông số dự án.

Lên kế hoạch cho dự án kinh doanh:

• Hỗ trợ hai trường thông tin: số lượng thời gian ước tính và số lượng thời gian thực tế.
• Cung cấp các tính năng để quản lý ngân sách dự án, ngân sách dự tính và ngân sách thực tế.
• Hiển thị tổng số và so sánh giữa từng khoản nợ theo số lượng và theo giờ cụ thể.
• Cho phép in bản giá trị ước tính và giá trị thực tế.
• Tạo bản ước tính và bản thực tế bằng tính năng tạo báo cáo.
• Tạo biểu đồ GANTT cho từng dự án cụ thể.
• Tạo các trục cho biểu đồ GANTT.
• Phân bổ công việc cho nhân viên theo biểu đồ GANTT.
• Hiển thị dấu mốc trong biểu đồ GANTT.
• Đánh dấu mã màu trong biểu đồ GANTT.
• Hỗ trợ danh sách việc cần làm cho từng dự án.
• Chỉ định nhân viên tham gia vào từng dự án cụ thể.
• Bổ sung thông tin liên lạc cho dự án.

Quản lý công việc/chi phí:

• Theo dõi các hạng mục công việc và chi phí thanh toán.
• Giám sát khối lượng công việc theo giờ thông qua máy chấm công và bảng tính giờ.
• Theo dõi chi phí định kỳ.
• Quản lý các khoản giảm giá và khoản ký gửi đặt cọc.
• Tùy chọn theo dõi danh sách mô tả sẽ tự động điền thông tin mô tả về hạng mục công việc.
• Tùy chỉnh các loại nợ/tín dụng theo tỉ giá và thiết lập thuế mặc định.
• Tùy chọn Non-Billable giúp theo dõi phần việc không tính trong hóa đơn.
• Theo dõi số lượng và giá cho từng hoạt động, đồng thời cho phép người dùng sử dụng tính năng Inventory tích hợp.
• Hỗ trợ các tùy chọn Mark-Up (tăng giá).
• Theo dõi tỉ lệ và giờ thực hiện cho từng hạng mục công việc thông qua bộ đếm giờ riêng biệt.
• Tùy chọn tính thuế cho từng hạng mục cho phép bạn áp dụng từng loại thuế khác nhau cho từng loại và tiêu đề công việc.

Bảng tính thời gian:

• Cho phép nhập số lượng dự liệu lớn một cách nhanh chóng qua công cụ Time Sheet (bảng tính thời gian).
• Studiometry tự động chọn tỉ lệ tính thời gian dựa trên thiết lập trong mục khách hàng, dự án và loại công việc.
• Xem bảng tính thời gian theo tiêu chí: khách hàng, dự án, nhân viên và thời gian.
• Hỗ trợ in và xuất các bảng tính thời gian đã lọc.

Hỗ trợ tỉ lệ tính toán và bộ đếm giờ/máy chấm công:

• Hỗ trợ số lượng loại tỉ lệ không giới hạn.
• Chỉ định tỉ lệ theo nhân viên, khách hàng, dự án hoặc nhập một tỉ lệ cụ thể.
• Chỉ định từng máy chấm công cho nhân viên nhất định.
• Kích hoạt bộ đếm giờ cho từng khách hàng/dự án chỉ với một nút bấm.
• Cho phép sử dụng nhiều máy chấm công cùng lúc.
• Xem tổng số thời gian thực tế trong tất cả máy chấm công.
• Các tùy chọn cảnh báo thời gian nhàn rỗi cho phép người dùng tính toán các khoản thời gian máy tính trong chế độ nhàn rỗi.
• Cho phép sử dụng tính năng Enter Time Sheets để nhập khối lượng dữ liệu lớn.

Theo dõi khách hàng/thông tin liên lạc:

• Quản lý các thông tin tên khách hàng, số thứ tự, email, địa chỉ, ghi chú và nhiều thông tin khác.
• Theo dõi hạng mục khách hàng với khả năng tùy chỉnh linh hoạt.
• Tính năng Live/Non Live cho phép bạn lưu trữ khách hàng ngay trong chương trình.
• Theo dõi dự án, thông tin liên lạc, danh sách việc cần làm và các khoản thanh toán có liên quan đến khách hàng.
• Quản lý số lượng thông tin liên lạc không giới hạn cho từng khách hàng.
• Các trường thông tin tiêu chuẩn trong phần liên lạc bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ email, địa chỉ nhà/nơi công tác, số điện thoại và nhiều dữ liệu khác.
• Sử dụng chung một ảnh liên lạc trong toàn bộ Studiometry.
• Theo dõi thông tin liên lạc cần thanh toán.
• Hỗ trợ theo dõi nhật ký liên lạc.
• Thêm ghi chú cho thông tin liên lạc.
• Hỗ trợ tùy chọn đồng bộ hóa trên cơ sở khách hàng với danh bạ trong tài khoản Apple.
• Cho phép lập bản đồ và tìm kiếm phương hướng chỉ với một nút bấm.

Theo dõi công việc/sự kiện cần làm (To Do/Event):

• Tính năng To Do Tracker giúp hiển thị danh sách lọc, xem, chỉnh sửa hoặc cho phép in những công việc cần làm.
• Tính năng Description List Tracking sẽ tự động điền thông tin vào phần mô tả To Do chung.
• Chỉ định khách hàng hoặc dự án cho danh sách To Do.
• Cho phép ưu tiên danh sách công việc.
• Thông báo thời gian của những sự kiện sắp đến hạn và đã quá hạn.
• Theo dõi To Do Extra Info.
• Quản lý To Do Next Step.
• Chỉ định nhân viên thực hiện từng công việc nhất định.
• Thiết lập các công việc định kỳ.

Tạo bản tóm tắt và báo cáo công việc:

• Tạo bản tóm tắt nhiều tầng với khả năng tùy chỉnh linh hoạt.
• Lưu trữ, tải, xuất và nhập template cũng như preset định dạng báo cáo.
• Lọc bản tóm tắt dựa trên tiêu chí như hạng mục, tình trạng, chuỗi lọc, ngày tháng và nhiều tiêu chí khác.
• Lọc lịch làm việc theo nhân viên, khách hàng, dự án và chuỗi tìm kiếm.
• Xem, in và xuất bản tóm tắt tùy chỉnh.

Quản lý lịch:

• Xem ngày tháng của hóa đơn, của công việc/sự kiện hoặc ngày đến hạn của thực tế trong lịch tích hợp trong Studiometry.
• Xem lịch theo tháng hoặc theo tuần.
• Xem lịch làm việc riêng cho từng nhân viên.
• Lọc lịch dựa theo nhân viên, khách hàng, dự án và chuỗi tìm kiếm.
• Kéo thả con trỏ chuột trên lịch để tạo sự kiện/việc cần làm.

Nhật ký liên lạc:

• Theo dõi các hoạt động tương tác với phần Contacts.
• Cho phép tùy chỉnh danh sách loại nhật ký liên lạc.
• Chỉ định nhật ký liên lạc cho dự án cụ thể.
• Tính năng tạo khoản nợ chỉ với một cú nhấp chuột giúp bổ sung thông tin thanh toán vào nhật ký liên lạc.
• Tạo To Do/Event chỉ với một nút bấm, giúp người dùng thêm Contact Logs vào lịch Studiometry một cách dễ dàng.
• Theo dõi nhật ký liên lạc cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm khách hàng, dự án, tiêu đề liên lạc và chuỗi liên lạc trên toàn bộ hệ thống nhật ký.

Theo dõi các khoản thanh toán (Payment):

• Quản lý số lượng và đơn vị thanh toán.
• Chọn phương thức thanh toán: thẻ tín dụng, séc/chuyển tiền, tiền mặt, thanh toán trực tuyến và các hình thức thanh toán.
• Chọn phương thức thanh toán cho từng khách hàng, dự án, hóa đơn và Contact.
• Hỗ trợ tính toán số lượng còn lại chưa thanh toán trong một hóa đơn.
• Hiển thị tổng số thanh toán cho dự án, khách hàng, hóa đơn.
• Tích hợp công cụ theo dõi thanh toán với khả năng lọc theo dự án, khách hàng và ngày tháng.

Hiển thị thông tin người dùng:

• Hiển thị thông tin liên lạc, địa chỉ, số điện thoại của công ty.
• Thêm logo công ty.
• Thêm điều khoản thanh toán.
• Thêm thông tin mã số thuế.
• Nhập thông tin công ty từ danh bạ Apple chỉ với một nút bấm.
• Nhập thông tin công ty từ Server Studiometry chỉ với một cú nhấp chuột.

Hỗ trợ nhiều mẫu template hóa đơn:

• Cung cấp hệ thống template hóa đơn.
• Tích hợp nhiều template hóa đơn trực quan tùy chỉnh.
• Tích hợp nhiều mẫu hóa đơn theo mã tùy chỉnh.
• Tích hợp nhiều mẫu báo cáo trực quan tùy chỉnh.
• Cho phép xuất và in template hóa đơn/báo cáo theo mã nhiều trang.
• Hỗ trợ mẫu template báo cáo và hóa đơn trực quan nhiều trang.
• Hỗ trợ hàng trăm biến cho phép người dùng bổ sung thông tin từ Studiometry vào mẫu hóa đơn.
• Cho phép tùy chỉnh template linh hoạt.
• Tích hợp trình chỉnh sửa template trực quan, cho phép kéo thả các trường dữ liệu để tạo ra mẫu đơn như ý muốn.
• Hỗ trợ các tính năng Page Layout bao gồm hộp thoại điền chữ (Text Boxes), các loại biến (Variable Items), ảnh (Pictures), đối tượng đồ họa khác (Graphic Objects) và cột dữ liệu (Data Columns).
• Tích hợp công cụ chỉnh sửa template theo mã, cho phép người dùng cao cấp nhập mã từ Studiometry.
• Tích hợp tính năng gửi email từ trong chương trình.
• In tài liệu trực tiếp từ giao diện của Studiometry.
• Xuất tài liệu sang định dạng PDF.
• Hỗ trợ xuất tài liệu dạng TXT.
• Xuất tài liệu dạng XML.
• Xuất tài liệu dạng HTML.
• Xuất tài liệu dạng ảnh JPG.

Quản lý công nhân viên:

• Theo dõi số lượng nhân viên không giới hạn.
• Chỉ định nhân viên thực hiện công việc trong To Do.
• Chỉ định nhân viên tham gia dự án và thực hiện công việc trong biểu đồ GANTT.
• Chỉ định nhân viên thực hiện hạng mục công việc Debt/Credit.
• Điền thông tin đăng nhập cụ thể cho từng nhân viên.
• Chia nhân viên thành hai loại: cấp quản lý và cấp tiêu chuẩn.
• Chỉ định máy chấm công cho từng nhân viên.
• Nhập thông tin liên lạc của nhân viên.
• Thêm ghi chú về nhân viên.
• Tự động theo dõi ghi chép về ngày công của nhân viên dựa trên kết nối server.
• Báo cáo nhân viên cho phép người dùng xuất thông tin nhân viên cho từng giai đoạn thời gian cụ thể.
• Hạn chế quyền truy cập cho từng nhân viên vào từng phần trong Studiometry:
• Xem/chỉnh sửa/xóa/thêm thông tin khách hàng.
• Xem/chỉnh sửa/xóa/thêm thông tin liên lạc.
• Chỉnh sửa thông tin/thiết lập/tệp tin/kế hoạch/ghi chú/nhân sự của dự án.
• Thêm/xóa dự án.
• Xem/chỉnh sửa các khoản nợ/tín dụng.
• Chỉnh máy chấm công.
• Chỉnh máy chấm công của nhân viên khác.
• Tạo/xem bảng tính thời gian.
• Xem tỉ lệ nhân viên.
• Sử dụng tính năng Inventory.
• Xem tổng số hàng hóa trong kho.
• Xem/chỉnh sửa khoản thanh toán.
• Xem/chỉnh sửa thông tin kế toán.
• Xem/chỉnh sửa hóa đơn.
• Xem/chỉnh sửa báo cáo.
• Chỉnh sửa thiết lập thuế.
• Truy cập tệp tin dự án trên server.

Quản lý ID:

• Hỗ trợ nhiều tùy chọn đánh số ID.
• Hỗ trợ định dạng ID riêng biệt cho từng mục: khách hàng, dự án, hóa đơn.
• Hỗ trợ template định dạng có thẻ tag để nhập thông tin trực tiếp vào ID.
• Thiết lập ID hóa đơn cho phép theo dõi số ID dựa trên dự án, khách hàng hoặc trên toàn chương trình.
• Thiết lập ID dự án cho phép theo dõi số ID dựa trên tên khách hàng hoặc trên toàn chương trình.
• Tính năng thông báo ID trùng lặp sẽ yêu cầu người dùng thực hiện hoạt động cho các đối tượng có cùng số ID.
• Quản lý ID hóa đơn trong phần Invoice Tracker cho phép so sánh và giải quyết ID trùng nhau dễ dàng.
• Cho phép thêm thẻ tag ID như: khách hàng, dự án, số hóa đơn, ngày tháng và nhiều dữ liệu khác.

Tùy chọn bảo mật:

• Bảo vệ dữ liệu bằng mật khẩu.
• Mã hóa dữ liệu.
• Tùy chọn khóa chương trình khi trong chế độ rãnh rỗi.
• Mỗi nhân viên được cập tên đăng nhập và mật khẩu riêng.
• Chỉ định quyền truy cập cho từng nhân viên.

Hỗ trợ tùy chọn xuất dữ liệu:

• Xuất dự liệu dạng .iif Quickbook.
• Xuất thông tin báo cáo chi phí.
• Xuất thông tin hóa đơn.
• Xuất thông tin thanh toán.
• Xuất thông tin danh sách công việc.
• Xuất hóa đơn và báo cáo.
• Hỗ trợ trình hướng dẫn xuất danh sách khách hàng.
• Hỗ trợ trình hướng dẫn xuất danh sách liên lạc.
• Hỗ trợ trình hướng dẫn xuất danh sách dự án.
• Xuất bảng tính thời gian.
• Cửa sổ tóm tắt cho phép xuất bản tóm tắt định dạng HTML hoặc văn bản.

Đồng bộ hệ thống:

• Cho phép đồng bộ hai chiều trực tiếp với danh bạ Apple.
• Tự động tạo nhóm danh bạ cho danh sách liên lạc của Studiometry.
• Studiometry cho phép chỉ đồng bộ thông tin liên lạc nhất định với danh bạ Apple, giúp người dùng có toàn quyền kiểm soát nội dung muốn đồng bộ.
• Không yêu cầu cài đặt danh bạ Apple.

Nhập email:

• Gửi email cho nhiều khách hàng và nhà cung cấp trong danh sách liên lạc.
• Tạo tiêu đề và nội dung email với các thẻ dữ liệu cụ thể bao gồm Contact Information và số dư tài khoản chi tiết.
• Gửi email trực tiếp từ trong Studiometry với tính năng email tích hợp.

Thiết lập thuế:

• Hỗ trợ số lượng loại thuế không giới hạn.
• Tùy chỉnh tên và tỉ lệ phần trăm cho từng loại thuế.
• Hỗ trợ khả năng tính thuế.
• Hỗ trợ nhiều chế độ thuế khác nhau: Standard, PiggyBacked và Canadian.
• Đính kèm thông tin thuế cho từng dự án hoặc hạng mục công việc cụ thể.
• Đính kém thông tin thuế cho từng loại nợ/tín dụng.

Thiết lập đơn vị tiền tệ:

• Hỗ trợ số lượng đơn vị tiền tệ không giới hạn.
• Tự động cập nhật tỉ giá trực tuyến.
• Hỗ trợ tùy chọn lưu tỉ giá cho từng hạng mục công việc dựa trên hai tiêu chí Debt/Credit và Payment, giúp đảm bảo sự chính xác của thông tin.
• Cung cấp các tùy chọn như: ký hiệu tiền tệ, thẻ đánh dấu trực tuyến, tỉ lệ hối đoại và nhiều tùy chọn khác.
• Đặt đơn vị tiền tệ cho các hạng mục công việc, dự án, khách hàng hoặc hóa đơn.

Thiết lập tính năng lập hóa đơn (Billing):

• Cung cấp điều khoản thanh toán.
• Quản lý mã số thuế.
• Tính năng Invoice Due-In Days giúp người dùng chỉ định cách tính ngày đến hạn của hóa đơn mới tạo trong Studiometry.
• Tính năng Timer Inactivity cho phép Studiometry đặt câu hỏi để xử lý bộ đếm giờ mỗi lần người dùng để máy tính trong chế độ rảnh rỗi trong khi máy chấm công vẫn đang chạy.
• Thiết lập tính năng đếm giờ.

Đánh dấu theo mã màu:

• Đánh dấu dự án, khách hàng theo mã màu.
• Thiết lập mã màu tự động cho từng loại dự án, cho tình trạng dự án hoặc loại khách hàng.
• Cho phép thêm mã màu vào danh sách To Do, vào hóa đơn, các khoản thanh toán... trong cửa sổ tìm kiếm.
• Chỉ định khách hàng hoặc dự án cụ thể là trường hợp ngoại lệ khi đánh mã màu tự động.

Các tùy chọn tinh chỉnh chương trình:

• Hỗ trợ tùy chọn tự động sao lưu dữ liệu.
• Hạn chế sao lưu theo dung lượng, số lượng tệp hoặc theo khoảng thời gian.
• Tự động cập nhật tính năng mới trong chương trình.
• Các tùy chọn khác:
• Quản lý tệp tin dữ liệu công ty với tính năng Multi-Company tích hợp.
• Hỗ trợ chế độ xem Studiometry Tips.
• Cửa sổ trạng thái hiển thị các trạng thái lưu, trạng thái hệ thống,...
• Tùy chỉnh thanh công cụ cho từng nhân viên.
• Hiển thị cửa sổ cảnh báo khi hóa đơn/công việc quá hạn hoặc khi các khoản nợ/tín dụng định kỳ đang được tạo, hoặc khi tạo hóa đơn tự động.
• Tính năng tự động điền thông tin giúp chọn khách hàng và dự án dễ dàng hơn.

Cập nhật trong Studiometry 11.1.2:

• Chỉ định nhân viên xử lý từng đối tượng khách hàng.
• Chỉ định vai trò của mỗi nhân viên khi xử lý khách hàng.
• Dự án mới tạo ra sẽ tự động sử dụng thiết lập nhân viên cũ trừ khi người dùng quy định nhân viên và vai trò riêng cho dự án đó.
• Bổ sung biến EmployeeClientRole mới trong mẫu template hóa đơn và báo cáo.
• Lọc máy chấm công đang chạy để chỉ hiển thị các nhân viên đang làm việc.
• Hỗ trợ tùy chọn lịch mới cho phép hiển thị ID đính kèm trong phần mô tả sự kiện/việc cần làm.
• Hiển thị liên kết cho đối tượng đính kèm trong trình đơn chuột phải của một sự kiện/công việc trong lịch.
• Tính toán thiết lập chấm công của nhân viên khi tạo ra hạng mục công việc mới.
• Bổ sung biến ItemQuantityExact giúp hiển thị chữ số thập phân khi tính số lượng.
• Sửa lỗi Data Management => Clean To Dos làm sai số liệu.
• Danh sách dự án của khách hàng bao gồm dự án nhỏ trong tổng số dự án.
• Sửa lỗi không phân loại To Do theo thứ tự ưu tiên hoặc theo ngày tháng khi sử dụng ngôn ngữ không phải tiếng Anh.

Thùy Vân