Mẹo dùng Microsoft Office để tăng hiệu quả làm việc

Microsoft 365 là phần mềm văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Nếu muốn tận dụng hết khả năng của , bạn đừng bỏ qua những mẹo dưới đây nhé!

Hàng triệu cá nhân và doanh nghiệp đang sử dụng rộng rãi Microsoft 365. Bộ ứng dụng năng suất này bao gồm các ứng dụng phổ biến để quản lý thiết bị, các biện pháp bảo mật nâng cao và các dịch vụ đám mây mạnh mẽ. Mặc dù nhân viên văn phòng sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 này hàng ngày, nhưng liệu họ có đang tận dụng tối đa chúng? Rất có thể hoặc không nếu họ chưa biết những mẹo sau.

Dùng OneDrive để tự động lưu công việc

Ra mắt năm 2007, OneDrive là hệ thống lưu trữ đám mây của Microsoft Office, có thể sử dụng kèm hoặc không kèm Microsoft 365. Thay vì phải tự tay lưu công việc mỗi khi làm việc, sau khi được kích hoạt, dịch vụ này sẽ tự động thực hiện các thay đổi đối với tài liệu theo thời gian thực và lưu chúng lên đám mây.

Điều thực sự làm cho OneDrive được cải tiến của Microsoft 365 trở nên tiện lợi là, ngoài việc cho phép truy cập vào mọi tập tin bất kể người dùng ở đâu, OneDrive còn lưu trữ nhiều phiên bản của một tài liệu để cho phép so sánh kỹ lưỡng và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ cụ thể. OneDrive cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí (thông qua Microsoft).

Sử dụng tính năng “Tell Me”

Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, việc tìm ra câu trả lời cho một vấn đề kỹ thuật có thể tốn nhiều thời gian. Không phải lúc nào cũng có chuyên gia CNTT ngồi cạnh bàn làm việc. Không giống như màn hình trợ giúp thông thường, tính năng “Tell Me” cho phép bạn nhập các từ hoặc cụm từ để được hướng dẫn đến một lệnh được thực hiện ngay lập tức. Thật tuyệt vời phải không? Nhấp vào “Tell Me” từ thanh điều hướng và nhập lệnh bạn muốn. Một menu thả xuống có thể xuất hiện để bạn tinh chỉnh yêu cầu của mình. Nhấp vào tùy chọn bạn muốn và ứng dụng sẽ thực hiện ngay lập tức.

Nâng cấp toàn bộ tiềm năng của OneNote

OneNote là một công cụ năng suất ít được biết đến hơn trong bộ Microsoft Office 365, giúp đơn giản hóa việc quản lý tác vụ. Hoạt động như một sổ tay kỹ thuật số, Microsoft OneNote hỗ trợ ưu tiên danh sách việc cần làm bằng cách tích hợp chúng một cách liền mạch vào quy trình làm việc của bạn. Điều này giúp bạn tập trung hơn và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Các phiên bản OneNote mới nhất đi kèm với khả năng tích hợp Outlook được nâng cao, bao gồm các tính năng như:

• Quản lý cuộc họp
• Khả năng màn hình cảm ứng
• Bộ lọc tìm kiếm nâng cao cho kết quả tức thì
• Các công cụ cộng tác cho phép cùng nhau chỉnh sửa sổ tay theo thời gian thực, bao gồm cả tệp đính kèm

Ngoài ra, OneNote kết hợp hiệu quả với các ứng dụng của bên thứ ba như Office Lens. Phần mềm miễn phí này, có sẵn trên iOS và Android, biến camera điện thoại thông minh của bạn thành một máy quét di động. Chụp ảnh bảng trắng hoặc tài liệu quan trọng sau cuộc họp, và ứng dụng sẽ tự động chuyển ảnh đó sang OneNote, đảm bảo khả năng đọc tối ưu, lưu trữ an toàn và dễ dàng sắp xếp.

Dùng nút chia sẻ để duy trì liên lạc

Chia sẻ tài liệu kịp thời là điều vô cùng quan trọng đối với quy trình làm việc hiệu quả, cho dù đó là viết tiểu thuyết, kịch bản hay quản lý dự án công việc mới nhất. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, việc phối hợp nhịp nhàng giữa mọi người là tối quan trọng đối với sự tổ chức và năng suất. Thay vì gửi email, fax thủ công hoặc các phương pháp lỗi thời khác, Microsoft Office có một nút Share rất tiện dụng mà mọi người dùng Microsoft Office mới nên sử dụng.

Nằm ở góc trên bên phải của ứng dụng, nút chia sẻ có thể được sử dụng để nhanh chóng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, bạn bè hoặc người hướng dẫn bằng cách tải tài liệu ngay lập tức lên OneDrive, AirDrop, Dropbox, email hoặc bất kỳ dịch vụ bên thứ ba nào khác sử dụng lưu trữ đám mây để giữ các tệp trong một không gian thuận tiện, dễ truy cập. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nút chia sẻ của Microsoft Office không chỉ tương thích với các dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm tệp, gửi chúng thủ công và theo dõi công việc mà không cần lo lắng liệu tài liệu đã được nhận đúng cách hay chưa.

Tối ưu hóa tài liệu Word

Hợp tác là một khía cạnh cơ bản của các doanh nghiệp hiện đại. Bên cạnh nhiều công cụ hợp tác khác nhau, Office 365 cung cấp khả năng cộng tác soạn thảo theo thời gian thực cho cộng đồng người dùng Microsoft Office toàn cầu. Với sự trợ giúp của thanh bên tích hợp, bạn có thể dễ dàng lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint trực tiếp từ trong Word, chia sẻ chúng ngay lập tức với người khác đồng thời theo dõi các thay đổi theo thời gian thực.

Điều này loại bỏ nhu cầu phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. Tương tự như tính năng Tell Me, bạn có thể nâng cao hiệu quả làm việc trong Word hơn nữa bằng cách thực hiện tìm kiếm trên web trực tiếp từ ứng dụng Office. Nhấp chuột phải vào một từ hoặc cụm từ và chọn Smart Search. Được hỗ trợ bởi Bing, một cửa sổ tìm kiếm sẽ xuất hiện trong tài liệu Word của bạn, cho phép bạn nhập truy vấn và bắt đầu tìm kiếm trên web mà không cần rời khỏi tài liệu.