Hướng dẫn dùng Zoom Workplace cơ bản

Zoom Workplace là nền tảng toàn diện hỗ trợ AI cho hợp tác làm việc, đại diện cho thế hệ tiếp theo của hệ sinh thái Zoom. Giải pháp này kết nối tất cả các ứng dụng và công cụ của Zoom để làm việc cộng tác, chẳng hạn như Zoom Meetings, Team Chat, điện thoại, công cụ lập lịch, bảng trắng Zoom và thư. Zoom Workplace cũng xây dựng dựa trên trải nghiệm Zoom trước đây với các công cụ mới sáng tạo như Zoom AI Ask Companion và Zoom Docs.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tất cả những thông tin cần biết về nền tảng Zoom Workplace, bao gồm các tính năng, cách sử dụng,...

Tải Zoom Workplace cho Android Tải Zoom Workplace cho iOS

Zoom Workplace là gì?

Zoom Workplace là nền tảng cộng tác và năng suất hoàn chỉnh do Zoom tạo ra để hợp lý hóa giao tiếp, tối ưu hóa tương tác và tăng cường sự gắn kết của mọi người khi cộng tác làm việc hoặc học tập. Về cơ bản, đây là phiên bản nâng cấp của Zoom One với nhiều tính năng hơn. Nó cũng bao gồm Zoom AI Companion mà không mất thêm chi phí, tạo sự khác biệt cho Zoom so với các công ty như Microsoft, có tính thêm phí cho các công cụ Copilot.

Giống như giải pháp Zoom One trước đây, Zoom Workplace kết hợp tất cả các công cụ làm việc thiết yếu của Zoom trong một nền tảng duy nhất, bao gồm:

• Zoom Meetings: Hội họp trực tuyến.
• Zoom Team Chat: Nhắn tin tức thời, chia sẻ tệp và trò chuyện nhóm.
• Zoom Phone: Giải pháp VoIP của Zoom.
• Mail và lịch: Quản lý dự án và đặt lịch họp.
• Scheduler: Công cụ lên lịch cuộc hẹn của Zoom.
• Zoom Whiteboard: Bảng trắng ảo cho công việc sáng tạo.
• Zoom Clips: Tin nhắn video ngắn và bản ghi màn hình.
• Zoom Notes: Ghi chú cộng tác cho các nhóm.
• Surveys: Biểu mẫu để phản hồi ngay lập tức.
• Zoom Docs: Không gian làm việc tùy chỉnh hỗ trợ AI của Zoom.
• Zoom Rooms: Quản lý cuộc họp trực tiếp và kết hợp.
• Workplace reservation: Công cụ đặt chỗ Workplace linh hoạt.
• Digital signage: Hiển thị nội dung tương tác.
• Quản lý khách truy cập: Truy cập an toàn cho khách.
• Workvivo: Công cụ thu hút nhân viên.

Ngoài ra, các công ty/tổ chức có thể truy cập hàng nghìn ứng dụng và tích hợp thông qua chợ ứng dụng Zoom để có thêm các công cụ hỗ trợ năng suất và khả năng sáng tạo.

Có gì mới trong Zoom Workplace?

Zoom Workplace không chỉ là "thương hiệu mới" của Zoom One. Đây là giải pháp nơi làm việc hoàn toàn được hỗ trợ bởi AI, hứa hẹn những cải tiến mới giúp các doanh nghiệp định hình lại tinh thần làm việc nhóm và cải thiện năng suất. Sau đây là một số tính năng chính độc đáo của Zoom Workplace.

Tùy chọn tùy chỉnh không giới hạn

Zoom luôn là một nền tảng tương đối linh hoạt, mang đến cho người dùng cơ hội kết nối với hàng nghìn ứng dụng và tận dụng API và SDK để tùy chỉnh. Zoom Workplace xây dựng trên sự linh hoạt này với trải nghiệm người dùng trực quan hơn nữa.

Ví dụ, các thành viên trong nhóm có thể chọn giữa 4 chủ đề màu trong ứng dụng để trải nghiệm cộng tác trở nên độc đáo hơn đối với họ. Người chủ trì có thể thêm hình nền ảo tùy chỉnh vào các phiên họp và có một thanh công cụ tùy chỉnh hoàn toàn mới trong ứng dụng.

Thanh công cụ này dành cho các cuộc họp Zoom, cho phép người dùng ghim các tính năng yêu thích vào bảng điều khiển. Ngoài ra, nó còn bao gồm tính năng "chia sẻ nhiều người", cho phép nhiều người chia sẻ bảng trắng, ghi chú, tài liệu và màn hình cùng lúc. Thậm chí còn có tính năng "cộng tác tài liệu" mới cho phép người dùng chọn tài liệu, áp dụng quyền truy cập và đồng chỉnh sửa trong các cuộc họp.

Tính năng mới của Zoom Workplace Chat và Workspace

Trong môi trường Zoom Team Chat, giờ đây người chơi có thể truy cập các tab Trò chuyện nhóm. Những tab này rất tuyệt vời để sắp xếp người dùng với các nội dung liên quan đến kênh như bảng trắng, tài nguyên và liên kết. Các tab hoạt động như "không gian chia sẻ" nơi mọi người có thể chia sẻ các tài sản có giá trị và thậm chí cho phép tự động hóa quy trình làm việc với công cụ không cần mã do Zoom cung cấp.

Đáng chú ý, người bạn đồng hành AI trong Trò chuyện nhóm cũng đã được nâng cấp, hỗ trợ 38 ngôn ngữ, để giúp người dùng nhanh chóng tóm tắt tin nhắn và soạn nội dung mới. Một tính năng nâng cấp khác đáng khám phá trong Trò chuyện nhóm là các cải tiến mới ở thanh bên trái.

Ví dụ: có thể sử dụng bộ lọc để tinh chỉnh chế độ xem hoạt động trò chuyện, tập trung vào các tin nhắn hoặc đề cập chưa đọc. Ngoài ra còn có các tùy chọn sắp xếp bổ sung cho các thư mục để giúp bạn điều hướng và quản lý tất cả nội dung bạn chia sẻ trên các kênh Nhóm.

Đối với các tổ chức kết hợp, tab Không gian làm việc cũng là một cải tiến tuyệt vời. Tại đây, người dùng sẽ tìm thấy tất cả các công cụ của Zoom để đặt chỗ Workspace, chỉ đường và quản lý khách truy cập. Zoom Rooms hiện cũng bao gồm tùy chọn bật tác vụ tên thông minh, giúp người dùng xác định đồng nghiệp và liên hệ trong các cuộc họp nhóm.

AI Companion cho Zoom Workplace

Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa Zoom Workplace và Zoom One là sự hiện diện bổ sung của AI companion miễn phí của Zoom. Đầu tiên, người dùng hiện có thể truy cập AI companion trên Zoom Phone, hệ thống VoIP.

Trong Zoom Phone, AI có thể tự động phân tích các cuộc gọi điện thoại, tóm tắt tin nhắn văn bản và thư thoại, đồng thời giúp hợp lý hóa các cuộc trò chuyện. Mọi người có thể yêu cầu AI companion tạo bản tóm tắt sau cuộc gọi với các đề xuất bước tiếp theo và tận dụng tính năng ưu tiên thư thoại để đưa các tin nhắn quan trọng lên đầu hàng đợi.

Ngoài ra còn có tính năng trích xuất tác vụ thư thoại tự động trích xuất các hành động quan trọng từ thư thoại, giúp giảm nhu cầu phải nghe mọi tin nhắn. Ngoài ra, AI Companion hiện là một phần toàn diện của các công cụ Team Chat, Events của Zoom.

AI Companion trong Team Chat có thể tự động lên lịch họp bằng cách phát hiện ý định tham gia hội nghị trong cuộc trò chuyện và đề xuất thời gian họp dựa trên lịch đã đồng bộ. Ngoài ra còn có tùy chọn sử dụng các công cụ AI của Zoom trong Whiteboard để tạo và tinh chỉnh sơ đồ luồng và sơ đồ tư duy.

Người dùng có thể yêu cầu AI thu thập, tổng hợp và chia sẻ thông tin từ các cuộc họp Zoom, thư, ghi chú, tài liệu, trò chuyện nhóm,... Nó cũng có thể giúp mọi người chuẩn bị cho các cuộc họp, tóm tắt với các mục hành động có liên quan và tóm tắt tài liệu. Zoom cho phép các công ty kết nối bot AI với các ứng dụng của bên thứ ba để lấy thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau.