OneDrive for Business Dịch vụ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp
OneDrive for Business là ứng dụng lưu trữ đám mây trực tuyến dành riêng cho các doanh nghiệp đến từ hãng Microsoft với phiên bản mới nhất OneDrive for Business Next Generation Sync Client.
Ứng dụng lưu trữ đám mây hữu ích cho doanh nghiệp OneDrive for Business
Sau thành công của phiên bản OneDrive for Business Sync Client, Microsoft cho ra mắt phiên bản Next Generation Sync Client vào giữa tháng 12 năm 2015 hoạt động trên máy tính Windows 7 trở lên và máy tính Mac 10.9 trở lên. (Đây cũng là điểm mới vì phiên bản trước đó chỉ dành cho Windows). Ưu tiên hàng đầu của hãng là cải thiện hiệu năng hoạt động và độ tin cậy cũng như cung cấp cho người dùng khả năng đồng bộ file, hỗ trợ dung lượng file lên tới 10GB và loại bỏ giới hạn đồng bộ 20,000 file như trước đây. Nhà quản trị công nghệ thông tin của doanh nghiệp có thể tự do thay đổi các tùy chỉnh như khả năng chặn đồng bộ với dịch vụ OneDrive của khách hàng cũng như địa điểm đồng bộ thư mục tự động. Các cập nhật trong phiên bản Sync Client mới này cũng sẽ hoạt động độc lập với các cập nhật của Office và Windows.
Cũng như phiên bản OneDrive thường, OneDrive for Business cho phép người dùng lưu trữ tệp tin từ máy tính vào đám mây, truy cập chúng từ nhiều thiết bị và chia sẻ dễ dàng. Nhưng khác với OneDrive thường vốn để dành cho các cá nhân lưu trữ file, bản dành cho doanh nghiệp này mang tới những tính năng phục vụ công việc, cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên 1 file và người quản trị có quyền kiểm soát những gì bạn có thể làm với file trong thư viện. OneDrive for Business cũng khác với Office 365 vốn dành để lưu trữ các tài liệu liên quan tới dự án. Nếu là doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cân nhắc sử dụng kết hợp Office 365 với OneDrive for Business.
Chấp thuận quyền truy cập từ các thành viên trong doanh nghiệp
Nếu đang sử dụng Office 365, bạn sẽ có dung lượng 1TB trong OneDrive for Business. Nếu được host bởi máy chủ SharePoint của tổ chức thì người quản trị sẽ quyết định dung lượng cho phép. Tất cả tập tin được lưu trữ trong OneDrive for Business được để quyền truy cập cá nhân trừ phi người dùng muốn chia sẻ. Ví dụ như bạn có thể cho phép mọi thành viên trong công ty xem file bằng cách đưa nó vào thư mục Shared with Everyone. Ứng dụng cũng cho phép bạn chia sẻ với từng đồng nghiệp khi cùng nhau thực hiện dự án. Nếu đăng nhập vào Office 365 thì bạn thậm chí còn có thể chia sẻ với người ngoài doanh nghiệp, miễn là doanh nghiệp cho phép.
Lựa chọn cài đặt cho OneDrive for Business
Để sử dụng OneDrive for Business, bạn đăng nhập vào tài khoản Office 365 (nếu chưa có thì tạo mới) và click chọn biểu tượng ở góc trái màn hình để mở danh sách ứng dụng. Sau đó click chọn OneDrive. Tại đây, bạn có thể thêm mới thư mục, tập tin (Word, Excel, Powerpoint, OneNote) hoặc tải thư mục từ máy tính hoặc đồng bộ OneDrive for Business với thư mục máy tính của mình. Một điểm tiện lợi nữa là nếu không thể kết nối tài khoản OneDrive cá nhân với tài khoản Office 365 Business thì bạn vẫn có thể di chuyển file giữa 2 tài khoản này thông qua OneDrive for Business.
Mở ứng dụng OneDrive for Business trong kho ứng dụng của Office 365
Trong mục Site Settings, người quản trị có thể thay đổi khá nhiều cài đặt, từ hình ảnh hiển thị của trang như vị trí các công cụ, cho tới cách hiển thị file, logo và mô tả doanh nghiệp, cách phân cấp các mục trên trang, lựa chọn tìm kiếm... và quan trọng nhất là các lựa chọn quyền truy cập file.
Các lựa chọn thêm file mới hoặc tải file từ máy tính lên kho lưu trữ trực tuyến
Tính năng chính của dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive for Business
Một nơi lưu trữ mọi thứ cho công việc
- Lưu trữ file, thư mục và chia sẻ với đồng nghiệp dễ dàng.
- Mỗi người dùng sở hữu dung lượng 1TB.
- Đồng bộ hóa file trên tất cả các thiết bị và truy cập chúng ngay cả khi không có Internet.
- Tìm kiếm file mình cần dễ dàng hoặc sử dụng Office Delve để tìm các file có nội dung liên quan.
Quản lý thư mục, tập tin dễ dàng với OneDrive for Business
Một nơi để làm việc cùng nhau
- Chia sẻ file với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh và khách hàng.
- Người dùng có quyền kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa file.
- Là một phần của Office 365, OneDrive for Business cho phép bạn sử dụng các công cụ chỉnh sửa, tạo mới, xem trước trong thời gian thực và thảo luận trên Yammer.
- Quản lý file trên các thư mục như phiên bản mới đây nhất của file, xem và phục hồi các phiên bản chỉnh sửa trước đó (nếu cần).
- Cài đặt quyền truy cập cho các file.
Một nơi được xây dựng với cấp độ doanh nghiệp
- Đơn giản: Sử dụng quyền quản trị từ Office 365 để quản lý tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ và các cài đặt khác. OneDrive cũng cung cấp 1 giải pháp lai (hybrid) cho phép kết hợp các giải pháp tại doanh nghiệp và trên đám mây.
- An toàn: Với tư cách người đi đầu trong dịch vụ đám mây, Microsoft đảm bảo file được mã hóa trong quá trình di chuyển với các thuật toán mã hóa tiên tiến nhất.
- Đáng tin cậy: Sản phẩm được xây dựng đảm bảo nguyên tắc an toàn, tuân thủ và bảo mật, đáp ứng được các tiêu chuẩn tuân thủ quốc tế như USO 27001, HIPAA, FISMA, FERPA, SSAE, Quy định về xử lý dữ liệu và nhiều tiêu chuẩn khác.
- Với OneDrive for Business, bạn luôn có được những tính năng mới nhất như: đồng bộ hóa nhiều nền tảng, hoạt động trên ứng dụng mobile, chống mất dữ liệu, quản lý file thông minh.
Vì là lần đầu tiên phát hành của Next Generation Sync Client nên cũng sẽ có 1 số vấn đề người dùng cần quan tâm.
- Phiên bản lần này không hỗ trợ Windows 8.1 (hãng cho biết sẽ hỗ trợ trong quý 1 năm nay).
- Khả năng đồng bộ SharePoint Document Library chưa được hỗ trợ.
- Hạn chế tích hợp với Office: Khi người dùng mở file Office từ thư mục đồng bộ trên máy tính bằng Windows Explorer thì ứng dụng Office không nhận diện được file đó là của OneDrive for Business nên sẽ phát sinh 1 số hạn chế như không thể đính kèm file trong Outlook, không thể chia sẻ file từ ứng dụng Office thông qua OneDrive for Business... Hãng thông báo rằng các hạn chế này sẽ được xử lý vào quý 2 năm nay.
Một số hạn chế của OneDrive for Business sẽ sớm được khắc phục trong năm nay
Cài đặt phiên bản mới của OneDrive for Business không hề khó khăn (với sự hỗ trợ của OneDrive Wizard) ngay cả khi bạn đã có tài khoản OneDrive cá nhân hay chưa. OneDrive for Business sẽ là giải pháp lưu trữ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, dù quy mô hoạt động lớn hay nhỏ.
Thuy Nguyen
