Cách ghi lại cuộc họp Microsoft Teams

Việc ghi lại các cuộc họp Microsoft Teams đã trở nên rất cần thiết trong môi trường làm việc từ xa, giúp người dùng lưu giữ chính xác các cuộc trao đổi và quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc. Tuy nhiên, cách ghi lại cuộc họp trên Teams sẽ phụ thuộc vào quyền truy cập đang có (hoặc gói đăng ký Teams mà nhóm đang sử dụng).

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tất cả những cách đơn giản để ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ, chia sẻ hoặc xem lại các nội dung diễn ra trong buổi họp.

Phương pháp 1 - Ghi cuộc họp Teams với vai trò người tổ chức hoặc người thuyết trình

Nếu là người tổ chức cuộc họp hoặc được cấp quyền thuyết trình và có gói đăng ký phù hợp, mọi người có thể sử dụng tính năng Record Meeting tích hợp sẵn trong Microsoft Teams.

Bước 1: Tham gia cuộc họp Microsoft Teams như bình thường qua ứng dụng máy tính hoặc trình duyệt web.

Bước 2: Khi cuộc họp bắt đầu, nhấp vào nút More (biểu tượng ba chấm) trên thanh công cụ phía trên.

Bước 3: Chọn Start recording từ menu thả xuống.

Bước 4: Tất cả người tham gia sẽ nhận thông báo rằng cuộc họp đang được ghi lại. Biểu tượng ghi hình sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái cửa sổ cuộc họp.

Bước 5: Để dừng ghi, nhấp vào More một lần nữa và chọn Stop recording.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bản ghi sẽ được lưu tự động vào Microsoft Stream (với các thiết lập cũ) hoặc OneDrive của người tổ chức và chia sẻ qua khung chat cuộc họp. Tất cả người tham gia sẽ nhận được email chứa liên kết truy cập bản ghi. Người dùng có thể thiết lập thời gian hết hạn cho liên kết này khi mở nó trong Stream.

Phương pháp 2 - Ghi cuộc họp Teams với vai trò người tham gia

Trong một số tổ chức, người tham gia bình thường cũng có thể bắt đầu ghi hình nếu quản trị viên đã bật quyền này.

Bước 1: Tham gia cuộc họp và kiểm tra quyền ghi hình bằng cách nhấp vào More actions.

Bước 2: Nếu thấy tùy chọn Start recording, mọi người có thể làm theo các bước ở phương pháp 1.

Bước 3: Nếu tùy chọn bị mờ hoặc không xuất hiện, nghĩa là cuộc họp chỉ cho phép người tổ chức hoặc thuyết trình ghi hình. Lúc này, mọi người có thể yêu cầu người tổ chức bắt đầu ghi hình giúp mình hoặc tạm thời nâng quyền của mình lên Presenter (Người thuyết trình).

Để nâng quyền, người tổ chức cần rê chuột lên tên bạn trong danh sách người tham gia, nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên, rồi chọn Make a presenter.

Phương pháp 3 - Sử dụng phần mềm ghi màn hình của bên thứ ba

Nếu không có gói Office 365 hoặc Microsoft 365 cho phép dùng tính năng ghi hình nâng cao của Teams, lựa chọn khả thi nhất là dùng phần mềm ghi màn hình. Một số công cụ phổ biến:

• OBS Studio (nhiều tùy chỉnh, thường dùng cho livestream)
• EaseUS RecExperts (dễ sử dụng nhưng giới hạn tính năng ở bản miễn phí)
• Windows Game Bar (có sẵn trong Windows)
• QuickTime Player (macOS)

Tùy chọn 1 - Ghi bằng OBS

Bước 1: Tải và cài đặt OBS từ trang chủ, mở ứng dụng, chọn I will be recording để OBS tự thiết lập chế độ ghi màn hình.

Bước 2: Trong mục Sources, nhấp + rồi chọn Display Capture để ghi toàn màn hình.

Bước 3: Chọn màn hình cần ghi và nhấn OK.

Bước 4: Vào Settings > tab Output, chọn thư mục lưu file tại mục Recording Path, rồi nhấn Apply và OK.

Bước 5: Nhấn Start Recording để bắt đầu. Muốn tạm dừng thì nhấn biểu tượng Pause, khi kết thúc thì nhấn Stop Recording.

Mọi người có thể chỉnh cài đặt âm thanh để bản ghi thu được cả tiếng micro và âm thanh hệ thống.

Tùy chọn 2 - Ghi bằng EaseUS RecExperts

Bước 1: Tải và cài đặt EaseUS RecExperts, ứng dụng sẽ mở tự động sau khi cài.

Bước 2: Chọn khu vực hoặc cửa sổ ứng dụng cần ghi (mặc định Screen là toàn màn hình).

Bước 3: Bật âm thanh hệ thống và micro ở thanh công cụ dưới cùng, chọn thiết bị nếu cần, rồi nhấn Record.

Bản miễn phí không giới hạn thời lượng ghi, nhưng chỉ xuất được 1 phút video khi lưu. Muốn xuất toàn bộ, mọi người cần nâng cấp lên bản Pro.

Phương pháp 4 - Ghi lại các cuộc họp Teams trên thiết bị di động

Mặc dù ứng dụng Teams trên điện thoại có khả năng ghi âm hạn chế, vẫn có những cách để ghi lại cuộc họp trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Nếu là người tổ chức cuộc họp, người dùng có thể bắt đầu ghi âm từ ứng dụng di động bằng cách nhấn vào biểu tượng ba chấm trong cuộc họp và chọn Bắt đầu ghi âm nếu tùy chọn này có sẵn. Tuy nhiên, tính năng này có thể không có trên tất cả các phiên bản di động.

Đối với thiết bị iOS, mọi người có thể sử dụng tính năng ghi màn hình tích hợp sẵn. Vào Cài đặt, sau đó vào Trung tâm điều khiển và Tùy chỉnh điều khiển, rồi thêm Ghi màn hình. Trong cuộc họp, truy cập Trung tâm điều khiển và nhấn nút ghi màn hình.

Đối với thiết bị Android, nhiều điện thoại đã tích hợp sẵn tính năng ghi màn hình trong bảng cài đặt nhanh. Kéo thanh trạng thái từ trên xuống và tìm tùy chọn ghi màn hình, hoặc tải ứng dụng ghi màn hình của bên thứ ba từ Google Play Store.