Mẹo giải phóng dung lượng Gmail mà không làm mất email cũ

Nếu dùng Gmail thường xuyên cho công việc, dung lượng lưu trữ bị đầy là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, thay vì trả tiền mua dung lượng lưu trữ nhiều hơn, bạn có cách cách giải phóng 15GB mà không cần xóa bất kỳ email nào.

Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Gmail mới và chuyển tiếp POP để gửi tất cả email cũ vào một kho lưu trữ riêng biệt. Bằng cách này, bạn vẫn giữ lại được email cũ và tạo thêm không gian mới cho email dùng thêm nhiều năm tháng nữa.

Gmail có tích hợp sẵn một số công cụ tích hợp sẵn để giúp dọn dẹp hộp thư đến, và bạn có thể sử dụng tính năng Manage Subscriptions để nhanh chóng hủy đăng ký các bản tin không còn cần thiết. Nhưng nếu bạn không có thói quen quản lý hộp thư đến của mình từ đầu, việc tìm kiếm vài trăm email quan trọng giữa hàng ngàn bản tin, biên lai và tin nhắn quảng cáo sẽ rất khó khăn. Ngay cả khi dành thời gian để sắp xếp mọi thứ, bạn vẫn có thể xóa nhầm thứ gì đó hữu ích trong quá trình dọn dẹp.

Google cung cấp các gói nâng cấp dung lượng lưu trữ thông qua Google One, bắt đầu từ 1,99 đô la mỗi tháng cho 100GB. Nhưng không phải ai cũng đủ chi phí hay cần thiết phải dùng tới nâng cấp này. Việc chuyển các email cũ của bạn sang một tài khoản phụ giải quyết được cả hai vấn đề. Bạn giải phóng dung lượng lưu trữ trên tài khoản chính của mình trong khi vẫn giữ lại mọi thứ đề phòng trường hợp cần dùng tới sau này.

Thiết lập này sử dụng giao thức POP để cho phép một tài khoản email lấy tin nhắn từ một tài khoản khác. Bạn bật POP trên tài khoản cũ, tạo một tài khoản lưu trữ mới và yêu cầu nó sao chép tất cả mọi thứ. Tài khoản mới sẽ kết nối nhiều lần, sao chép tất cả tin nhắn và tùy chọn xóa chúng khỏi hộp thư đến ban đầu sau khi đã tải về. Gmail sẽ tự động xử lý các tác vụ phức tạp.

Chuẩn bị chuyển email

Trước khi thực hiện thay đổi bất kỳ, hãy tạo bản sao lưu email bằng Google Takeout. Truy cập Google Takeout, chọn Gmail và tải bản sao lưu xuống máy tính hoặc ổ cứng ngoài. Điều này cho bạn một lớp bảo vệ nếu có sự cố xảy ra trong quá trình chuyển giao.

Bạn cũng cần tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng đối với tài khoản Gmail cũ. Cài đặt bảo mật của Google thường chặn truy cập POP bằng mật khẩu thông thường. Truy cập Mật khẩu Google App, tạo mật khẩu ứng dụng dùng một lần có tên tương tự như Email Transfer và sao chép mã 16 chữ số. Hãy giữ mã này để sử dụng cho các bước tiếp theo. Nếu gặp lỗi, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập xác thực hai yếu tố cho tài khoản email của mình và thử lại.

Việc tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng đối với tài khoản email là một bước quan trọng trong quá trình này. Nếu không có nó, bạn sẽ không thể hoàn tất quá trình chuyển giao vì máy chủ của Google sẽ từ chối xác thực bằng mật khẩu thông thường.

Nếu chưa có tài khoản Gmail phụ, hãy tạo một tài khoản ngay bây giờ. Đây sẽ là tài khoản lưu trữ chuyên dụng, nơi chứa tất cả email cũ của bạn.

Chuyển email

Hãy bắt đầu bằng cách bật POP trong tài khoản Gmail cũ. Mở Settings, nhấp vào See all settings > tab Forwarding and POP/IMAP. Bật POP for all mail, sau đó trong mục When messages are accessed with POP, chọn delete Gmail's copy nếu bạn muốn hộp thư đến cũ được xóa sạch sau khi chuyển. Lưu lại các thay đổi vừa thực hiện.

Bây giờ hãy chuyển sang tài khoản lưu trữ mới. Mở Settings chuyển đến Accounts and Import > click Add an email account cạnh Check mail from other accounts. Nhập địa chỉ Gmail cũ và chọn Import emails from my other account (POP3).

Trên màn hình tiếp theo, nhập mật khẩu ứng dụng bạn đã tạo trước đó, đặt cổng là 995 và tích Always use a secure connection (SSL). Đồng thời, bật Label incoming messages để bạn có thể dễ dàng xác định thư đã chuyển và Archive incoming messages để chúng bỏ qua hộp thư đến và chuyển thẳng đến All Mail. Click Add Account để bắt đầu chuyển. Google sẽ gửi một email có liên kết xác nhận đến địa chỉ email của bạn, vì vậy hãy mở tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào liên kết đó.

Gmail sẽ bắt đầu tự động kéo tất cả thư từ tài khoản cũ của bạn vào. Đối với hộp thư đến lớn, quá trình này có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày.

Sau khi quá trình chuyển dữ liệu hoàn tất, hãy quay lại tài khoản cũ và xóa sạch thùng rác để giải phóng dung lượng lưu trữ. Sau đó, quay lại cài đặt tài khoản lưu trữ và xóa liên kết nhập thư trong mục Check mail from other accounts để dừng quá trình đồng bộ hóa tự động tiếp theo.

Một số hạn chế của cách giải phóng dung lượng Gmail không bị mất email cũ

Quá trình này không chuyển tất cả mọi thứ. Thư nháp và thư rác không được bao gồm trong quá trình chuyển POP, vì vậy nếu bạn có những email quan trọng đang trong quá trình xử lý nằm trong thư nháp, bạn cần chuyển tiếp hoặc sao chép chúng theo cách thủ công.

Quá trình chuyển có thể mất khá nhiều thời gian nếu số lượng dữ liệu lớn. Hàng chục nghìn email có thể cần vài ngày để di chuyển hoàn toàn. Ngay cả việc dọn sạch Thùng rác sau đó cũng có thể mất một giờ. Hãy lên kế hoạch cho điều này nếu bạn đang làm việc với Gmail tích lũy email nhiều năm.

Đừng quên xóa mật khẩu ứng dụng đã tạo sau khi hoàn tất. Để mật khẩu đó hoạt động là một rủi ro bảo mật không cần thiết. Và có lẽ quan trọng nhất, hãy đăng nhập vào tài khoản lưu trữ của bạn ít nhất một lần mỗi hai năm. Google sẽ xóa các tài khoản không hoạt động sau hai năm không có hoạt động, điều này sẽ xóa toàn bộ lịch sử email của bạn.