Những mẹo giúp tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint là công cụ hoàn hảo để tạo các bản thuyết trình đẹp mắt và khoa học. Cũng vì sự tối ưu của nó mà người dùng cảm thấy khó khăn khi sử dụng, thậm chí mất rất nhiều thời gian để hoàn thành. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu những mẹo giúp người dùng Microsoft PowerPoint tiết kiệm thời gian đáng kể khi tạo một bản trình bày.

Sử dụng mẫu PowerPoint có sẵn

Một trong những cách hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian khi làm việc trên PowerPoint là sử dụng các mẫu template có sẵn. Bằng cách này, bản trình bày sẽ có thiết kế gắn kết vì các mẫu chứa phông chữ, hiệu ứng, hình nền, bố cục và thậm chí cả nội dung.

Mọi người có thể truy cập các mẫu PowerPoint bằng cách đi tới File > New. Người dùng có thể cá nhân hóa các mẫu và lưu trữ chúng để sử dụng trong tương lai.

Tìm đối tượng nhanh chóng

Nếu đã thêm nhiều đối tượng vào bản trình bày PowerPoint, người dùng có thể gặp khó khăn khi tìm một trong số chúng. Khi chồng chéo, nhóm hoặc gửi các đối tượng ra phía sau, việc di chuyển chúng sẽ trở nên khó khăn hơn.

Trong trường hợp muốn nhanh chóng tìm thấy một đối tượng trên slide, hãy sử dụng phím Tab để chuyển qua chúng. Nếu đối tượng muốn chọn được bao gồm trong một nhóm, hãy chọn nhóm trước và nhấn Tab. Bằng cách này, mọi người sẽ chỉ lướt qua các đối tượng có trong nhóm đó.

Cá nhân hóa Quick Access Toolbar

Nếu thường xuyên phải sử dụng cùng một lệnh, mọi người có thể thêm nó vào thanh công cụ của PowerPoint để truy cập nhanh hơn với các bước như sau:

• Mở menu File và đi tới Options.
• Trong cửa sổ PowerPoint Options, bấm vào Quick Access Toolbar.
• Đặt Choose command from thành All commands nếu không chắc công cụ mình cần được đưa vào danh mục nào.
• Chọn lệnh thường dùng, sau đó nhấp vào Add > OK để thêm nó vào thanh công cụ.

Nhân bản đối tượng

Cách truyền thống để sao chép một đối tượng trong PowerPoint là chọn nó, nhấn Ctrl + C và sau đó dán bằng Ctrl + V. Nhược điểm của phương pháp này là không có quyền kiểm soát thực sự nơi PowerPoint đặt đối tượng được nhân bản. Vì vậy, đây là cách để kiểm soát các đối tượng nhân bản tốt hơn.

Nhấn giữ Ctrl (hoặc CMD) và chọn đối tượng muốn sao chép. Sau đó, kéo nó vào vị trí cần có bản sao. Phương pháp này thậm chí hoạt động với nhiều đối tượng và trang trình bày.

Lặp lại lệnh cuối cùng

Có một cách nhanh chóng để sử dụng lệnh cuối cùng nhiều lần và điều tốt nhất là nó hoạt động trong tất cả các ứng dụng Office.

Để sử dụng lệnh cuối cùng, chỉ cần nhấn F4. Tuy nhiên, đừng để thao tác tay sai lầm khiến ý định của mình bị hỏng khi vô tình nhấn Alt + F4, điều này có thể khôi phục tệp chưa lưu của người dùng.

Thay đổi chế độ xem mặc định

Chế độ xem mặc định (Default View) của PowerPoint được đặt thành Normal. Nhưng nếu đã quen với việc sử dụng một cài đặt khác, người dùng có thể gặp khó khăn khi kết hợp bản trình bày PowerPoint của mình lại với nhau. Dưới đây là cách để thay đổi chế độ xem mặc định của PowerPoint:

• Mở menu File và đi tới Options.
• Từ menu bên trái, nhấp vào Advanced.
• Trong phần Display, hãy mở Open all documents using this view và chọn tùy chọn ưa thích của mình.
• Nhấn OK để hoàn tất.

Sử dụng phím tắt

Không thể phủ nhận rằng việc sử dụng phím tắt sẽ đẩy nhanh quá trình, bất kể mọi người đang làm việc với công cụ, ứng dụng hay phần mềm nào. Ngay cả khi biết một vài phím tắt cho các công cụ phổ biến nhất cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh việc phải lướt qua các tab của PowerPoint mỗi lần thao tác. Tham khảo Tổng hợp phím tắt cần biết trong PowerPoint để đơn giản hóa quá trình tạo bản trình bày.

Tái chế một bản trình bày đã làm

Nếu đang thiếu thời gian và phải tạo ra một bản trình bày PowerPoint đẹp, mọi người có thể sử dụng lại cái đã thiết kế trước đó. Thay vì thực hiện lại từ đầu, hãy chỉnh sửa bản sao của những PowerPoint cũ hơn.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bản trình bày mới sẽ giống hoàn toàn với cái cũ. Người dùng có thể thay đổi mẫu, đặt chủ đề màu mới và thêm một vài hoạt ảnh khác để có giao diện mới.

Chuyển tài liệu Word thành bản trình bày PowerPoint

Thay vì tập hợp cùng một thông tin 2 lần, người dùng có thể biến một tài liệu Microsoft Word thành bản trình bày PowerPoint. Công cụ này không hoàn hảo vì mọi người cần định dạng đúng tài liệu Word, nhưng nó có thể giúp tiết kiệm thời gian trong khi chỉnh sửa bản trình bày của mình.