Tất cả những điều cần biết về tệp PDF

Adobe Systems đã giới thiệu PDF để tạo ra một định dạng tệp giúp việc gửi và mở tệp dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp. Nhiều người sử dụng PDF tại nơi làm việc để chia sẻ tài liệu với khách hàng, đồng nghiệp,...

Bằng cách tìm hiểu thông tin cơ bản về loại tệp này, mọi người có thể học cách tạo, chỉnh sửa và lưu PDF hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tệp PDF là gì, giải thích những lợi ích khi sử dụng tệp này, hướng dẫn cơ bản với PDF như cách tạo, mở, lưu và chỉnh sửa tệp.

PDF là gì?

Portable Document File, hay PDF, là một tài liệu có thể điều chỉnh cho phép mọi người lưu, chia sẻ, xem lại và chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng. Nếu lưu tệp văn bản hoặc hình ảnh dưới dạng PDF, định dạng của tệp đó thường giữ nguyên trên bất kỳ chương trình phần mềm hoặc hệ thống phần cứng nào. Bên trong các tệp có thể bao gồm âm thanh, video, văn bản, liên kết,... tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi người.

PDF có thể được xem bằng hầu hết các thiết bị, bao gồm máy tính bảng, điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Mọi người có thể mở chúng trên cả hệ điều hành Windows và Mac mà vẫn duy trì các thành phần định dạng giống nhau, chẳng hạn như kích thước phông chữ, bố cục trang hoặc độ rộng lề. Bên cạnh đó, thêm hộp văn bản trống vào PDF giúp người dùng có thể gửi biểu mẫu hoặc hợp đồng kỹ thuật số.

Lợi ích của việc sử dụng PDF

Định dạng thống nhất: Tệp PDF dễ chia sẻ hơn mà không xảy ra lỗi. Điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với các công ty có nhân viên ở nhiều quốc gia khác nhau hoặc nhân viên thường làm việc tại nhà và có các hệ thống máy tính khác nhau.

Kích thước tệp nhỏ: PDF nén các tệp lớn và làm cho chúng nhỏ hơn nhiều, tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên ổ cứng máy tính. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho những người làm việc với tệp PDF có nhiều trang, chẳng hạn như giáo sư scan toàn bộ quyển sách hoặc luật sư chia sẻ tóm tắt vụ án.

Bảo vệ bằng mật khẩu: Các doanh nghiệp thường xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng và điều quan trọng là chỉ những người tham gia bắt buộc mới thấy dữ liệu này. PDF cho phép người dùng tạo mật khẩu để chỉ những bên liên quan cần thiết mới có thể xem tài liệu.

Chữ ký điện tử: PDF tạo điều kiện cho việc ký điện tử, có tính ràng buộc về mặt pháp lý như chữ ký viết tay. Chữ ký điện tử có thể giúp doanh nghiệp xử lý nhanh hơn khi khách hàng yêu cầu chữ ký vì họ có thể thực hiện việc này bằng phương thức điện tử.

Tính minh bạch cao: PDF thường là tài liệu chỉ đọc, vì vậy nếu ai đó có trình chỉnh sửa PDF và thay đổi tài liệu, họ thường để lại dấu vết kỹ thuật số. Điều này cho phép bạn theo dõi từng thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu.

Các thao tác dùng PDF cơ bản

Cách mở, đọc file PDF

• TOP phần mềm đọc file PDF miễn phí tốt nhất
• TOP phần mềm đọc PDF miễn phí tốt nhất cho Mac

Chỉnh sửa file PDF

• TOP những phần mềm chỉnh sửa PDF miễn phí tốt nhất
• Hướng dẫn chỉnh sửa file PDF bằng Foxit PDF Reader
• Những cách chỉnh sửa PDF trên Windows
• Hướng dẫn chỉnh sửa tệp PDF bằng Smallpdf
• Hướng dẫn các thao tác chỉnh sửa tệp PDF đơn giản trên iPhone
• Hướng dẫn chỉnh sửa file PDF bằng Canva

Gộp, nén file PDF

• Hướng dẫn gộp file PDF bằng Foxit PDF Reader
• Những cách gộp file PDF trên iPhone cực đơn giản
• Hướng dẫn nén tệp PDF bằng Foxit PDF Editor

Xóa logo, xóa trang PDF

• Những cách xóa logo khỏi file PDF cực đơn giản
• Hướng dẫn xóa trang PDF bằng Foxit PDF Reader

Chuyển đổi file PDF

• Smallpdf: Cách chuyển đổi tệp PDF sang định dạng khác
• Hướng dẫn cách chuyển đổi file PDF sang Word
• Cách chuyển đổi file PDF sang Word trên điện thoại
• Wondershare PDFelement: Cách chuyển đổi tệp PDF sang Excel

Đặt mật khẩu file PDF

• Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file PDF trên iPhone